Žijeme v době neustálého přerušování. Sotva zahájíme jednu činnost, tlačí se nám do pozornosti další. A vzápětí další a… chviličku, jen se na něco podívám… tak, jsem zpátky.

I přes hrdinskou snahu udržovat pozornost na jednom úkolu, jednom zadání, které chceme dokončit, svádíme dennodenně doslova nelidský souboj. A přitom máme řešení na dosah. V téměř každé kuchyni.

V tomto článku vás zasvětím do tajemné a utajované techniky Pomodoro, která se odevzdává z generace na generaci (už téměř 30 let). Techniky, jejíž komplexita je naprosto fascinující.

Vstupme spolu do světa… kuchyňského budíku

Vznik Pomodoro techniky

Když přišel začátkem 90. let italský programátor, podnikatel a později i autor Francesco Cirillo na nápad s kuchyňským budíkem, netušil, jak jeho metoda doslova převálcuje svět produktivity. 

Myšlenka byla (a stále je) extrémně jednoduchá. Pokud máme před sebou velký úkol nebo sérii menších ale souvisejících úkolů, rozbitím takového zadání na definované malé časové úseky dosáhneme vyšší efektivitu pramenící ze schopnosti krátkodobého soustředění. 

Cirillo hledal během studia na univerzitě způsob, jak být produktivnější a hlavně se víc soustředit při čtení dlouhých textů a přípravě zadání. Zkoušel různé metody, až se mu do cesty dostal kuchyňský budík. Klasický, natahovací, který při odpočítávání hlasitě tiká. 

Cirillo zjistil, že když práci přerušuje v předem definovaných intervalech (o tom trochu později), je pro něj lehčí se v daném úseku více soustředit. Zároveň potom není celý úkol až tak nepředstavitelný, jak se na začátku zdál. 

Jelikož na své první experimenty používal budík ve tvaru rajčete, svou metodu nazval Pomodoro.

Pravidla Pomodoro techniky

Představte si, že máte před sebou úkol (tím nemyslím ze školy), na který budete potřebovat odhadem několik hodin.

Skličující už je samotné pomyšlení na to, že jakmile se do toho pustíte, budete nad tím sedět dlouhé hodiny. A to jste ještě ani nezačali.

V tu chvíli přichází na scénu Pomodoro.

Cirillův přístup – rozbití velkého úkolu na malé bloky času – vám umožní vidět i to nejtěžší zadání jako sled malých a lehce stravitelných úkolů.

Ukončením každého takového menšího úkolu jste už něco splnili a motivace pokračovat je mnohem silnější, než když po hodinách trápení nevidíte začátek ani konec.

Je mnohem jednodušší se ponořit do něčeho, s čím za půl hodiny skončíte. Než do něčeho, co bude ve vašich představách trvat… nekonečně dlouho.

Jelikož Cirillo používal na měření těchto bloků už zmiňovaný budík ve tvaru rajčete, časové úseky nazval pomodoros.

Pomodoro v praxi

Na začátku úkolu natáhnete kuchyňský budík na 25 minut a začnete pracovat. Když zazvoní, přerušíte práci na 5 minut. Narovnáte se, projdete, napijete, nebo se na chvíli zahledíte do parku z okna své luxusní kanceláře. Po pár minutách pustíte budík znovu.

Takto pokračujete a každé čtvrté ukončené pomodoro si uděláte delší přestávku. Na kávu, procházku, prostě relax. Řekněme na 15 minut. Nebo víc.

Já například v krátkých pauzách na chvíli udělám plank (cvičení na zpevnění hlavních svalových částí trupu), udělám si pár kliků, nebo jen jemným strečinkem natahuju svaly. Pár minut. Ale pár minut každou půl hodinu se krásně kumuluje.

Ten krátký čas mezi každým ukončeným pomodoro vám pomůže nejen s pravidelným oddechem, ale i nasbíráním potřebné síly a koncentrace do dalšího kola. Jako to dělají boxeři.

Všimli jste si někdy, jak se tyhle hory svalů na konci jednoho kola sotva drží na nohou, po odzvonění se dobelhají do rohu a za pár minut jsou znova čerství?

My jsme na tom v práci podobně.

I pět minut vypnutí a relaxu nás dokáže revitalizovat a poslat zpátky do ringu s doplněnou nádrží energie. A potom ani takový dvanáctipomodorový zápas není až tak nepředstavitelný.

Navíc má naše úzkost i z toho nejnáročnějšího zápasu, opět podobně jako v boxu, určité ohraničení. Není to boj do konce sil, ale na definovaný čas. I když už ztrácíme sílu (koncentraci), víme, že za chvíli zazvoní zvonec a současnému pomodoru bude konec.

Všichni to známe. Ponoříme se do velkého úkolu a najednou se po hodine, po dvou vzpamatujeme a máme žízeň, hlad a už vlastně ani nevíme, co děláme. Právě jsme proboxovali 4 kola bez přestávky.

Pomodora vám svým ohraničením pomáhají s udržováním rovnováhy.

Pomodoro je technika, ne přikázání

Určitě vám teď v hlavě běží spousta otázek.

• Kolik mám takových pomodor za jeden den zvládnout?
• Opravdu mám pracovat v přesně definovaném rytmu jako panáček orloje?
• Kdo snese poslouchat tikání kuchyňského budíku celý den?

A spousta dalších. 

Chápu, je třeba to trochu víc vysvětlit. 

Pomodoro technika už v názvu říká, že jde o techniku. Ne přikázání. Nemá sloužit na mechanizaci dne. Právě naopak. 

Pokud máte před sebou dvě hodiny času určeného na produktivní, slovy Cala Newporta hlubokou práci, Pomodoro technika vám během tohoto času pomůže s lepším soustředěním. 

Spuštěním budíku jste se zavázali sami sobě k činnosti bez přepínání, multitaskování a prokrastinace. 

Když po dvou hodinách skončíte s fázováním a musíte se věnovat nestrukturované práci (telefonování, emaily, schůzky s klienty), pomodoro budík necháte tam, kde je.

V takové situaci už nemá uplatnění. I když… ale o tom zase později.

Abyste si nemysleli, že odteď budete muset každý den poslouchat tikání budíku, vysvětlím vám to. 

Technika se sice nazývá Pomodoro, ale na stopování času můžete použít jakékoli zařízení. A vůbec nemusí tikat!

Já například používám běžecké hodinky s klasickým odpočítáváním. 

Pokud vám víc vyhovuje digitální budík, hodinky, stopky nebo aplikace jako Be Focused, je to jen na vás. 

Pointou je vědět, že nějaké zařízení dává pozor na to, abyste práci krátce přerušili, uvolnili se a znovu se vrátili zpátky v plném nasazení.

Každý máme jiných 25 minut

I když Cirillo testováním zjistil, že 25 minut práce a 5 minut oddechu je ten nejlepší poměr, jde jen o generalizaci. 

Podobně jako při každém tipu na produktivitu dává i Pomodoro uživatelům flexibilitu. 

Mně například nejvíc vyhovuje 30minutové pomodoro a následně 5 minut oddechu. 

Na začátku musíte experimentovat a najít si to, co nejlépe vyhovuje vám. Jde přeci o produktivitu a v ní jsme každý úplně jiný. A někomu Pomodoro nesedne vůbec. Tak už to chodí. 

A co když zrovna při zazvonění budíku dokončujete větu nebo tabulku v rozpočtu? Prostě dokončíte, co musíte. 

Pomodoro není bachař, který vás za nedodržení přesně vyhrazeného času šoupne na samotku. 

Podstatné je dokončit to nutné, abyste si nepřetrhli myšlenku. Zaznamenat si, kde jste skončili a po oddechu se vrátit a pokračovat tam, kde jste skončili. 

Časové intervaly jsou opravdu jen systematizovaný přístup k efektivitě. Ne zázračný recept, který je po dodržení přesných poměrů jedinou cestou k dokonalému pečivu. 

Ignorujte, ale ne úplně

Pro lidi, kteří pracují sami na sebe, zdravím Roberta a všechny freelancery, je zavedení systému celkem jednoduché. 

Stačí vypnout všechny notifikace na počítači a mobilu (což je mimochodem základem úspěchu jakékoli hluboké práce) a spustit časovač. Nikdo vás nepoklepe na rameni a nezačne na vás mluvit. 

Pro lidi pracující v kanceláři nebo v open office prostoru je rada následovná: naučte lidi, aby vám věřili.

Jak na to? 

1. Informujte – pokud vás někdo přijde vyrušit, podívejte se na časovač a řekněte mu, za kolik minut za dotyčným přijdete nebo mu zavoláte. Pokud nejste v pozici ministra války, je velmi pravděpodobné, že zdržení 15 nebo dokonce 25 minut nikoho nezabije. Doslova. 
2. Přeberte odpovědnost – když navrhnete člověku, že ho za daný čas vyhledáte nebo mu zavoláte, odbřemeníte ho od povinnosti si pamatovat, kdy se k vám má vrátit. Jasnému časovému návrhu a řešení nemůže člověk v normálním světě odporovat. Nemá proč. Tedy pokud to není neurotický šéf. A s takovým byste stejně neměli spolupracovat, ale to je úplně jiné téma. 
3. Zaznamenejte si – hned jak se s člověkem dohodnete, napište si třeba na papír dohodu. Když vám budík oznámí přestávku, podívejte se na papír a víte, že tento slib musíte udělat jako první. Nic nezůstane zapomenuto. Jakmile dotyčný člověk zjistí, že jste slib dodrželi, příště proběhnou kroky 1 a 2 bez jakéhokoli vysvětlování. Všechno bude jasné už jen z pohledu. 

Není nic horšího, než být neustále přerušovaný a tahaný do jiných témat. 

Náš mozek se tak dostává do spirály, kdy není schopen udržet pozornost a den končí únavou a minimální produktivitou. 

Je to stejná zátěž, jako když zkoušíme multitasking – dělat více věcí najednou de facto znamená přeskakovat z úkolu na úkol. Na toto téma vznikla v posledních dvou dekádách celá řada výzkumů. 

Stačí jen říct, že průměrná doba návratu soustředění na předcházející úlohu je 23 minut. Pokud tedy každých pár minut přerušujeme práci, na nic se nedokážeme soustředit. Na konci dne se cítíme (a jsme) neefektivní, neproduktivní a vyčerpaní. 

Koncentrace podporovaná Pomodoro technikou nám proto pomůže k vyšší efektivitě, produktivitě, ale ve finále i k nižší únavě z neustálého přepínání.

Hacky, o kterých musíte vědět

1. Na trhu je obrovské množství aplikací a programů nabízejících Pomodoro techniku do našich telefonů nebo počítačů. Při této technice ale platí – čím jednodušší, tím lepší. Cirillo nepoužíval kuchyňský budík proto, že by byl nejlepším řešením, ale byl nejjednodušším. Nachází se téměř v každé kuchyni a práce s ním nepotřebuje žádné vysvětlení. Nekomplikujte si život novými systémy, které nepotřebujete. 
2. Když skončí pomodoro blok a odcházíte na pár minut od stolu, poznačte si do bloku nebo na kousek papíru, kde jste skončili. Po návratu nebudete ztrácet čas vzpomínáním, která z desítky otevřených aplikací a dvaceti oken prohlížeče byla vaše rozdělaná práce. Nebo si hned na začátku zavřete všechno, na čem nepracujete. Jediné otevřené okno vás nedostane do pochybností, na čem jste předtím pracovali. 
3. Aplikace na měření času, jako například Toggl, vám s Pomodoro technikou nepomůžou. Nesnažete se spojovat zaznamenávání času na projektu s Pomodoro časovačem. Jeden má za úkol pomoci se soustředěním, druhý se zaznamenáváním spotřebovaného a v lepším případě i zaplaceného času. Přestože znějí podobně, jsou to rozdílné věci a ve snaze je spojit dochází ke zbytečným komplikacím. 
4. Pomodoro technika nemusí být celodenní proces, ale vhodně využívaný trik na části dne, které chcete udržet co nejvíc pod kontrolou. Odpočítávač má v sobě něco magického, co vás nutí nepřeskakovat a věnovat pozornost tomu, co právě děláte. Definovaný úsek vás osvobodí od stálých podvědomých procesů. Nepřemýšlíte nad tím, co jiného byste ještě měli, jestli jste na něco nezapomněli. Vědomí toho, že tento úsek jste si naplánovali a ostatní věci posunuli mimo něj vám dá svobodu úplného ponoření se do úkolu. Podobně jako nastavení budíku, když jdete spát. Vědomí, že nezaspíte, vám umožní hlubší a uvolněnější spánek. 
5. Spuštěním časovače se pro okolí vypínáte. Až do zazvonění žádné přeskakování na jiné úkoly. Ani na spontánní psaní příspěvků na Instagramu. Ani zavolání mamce, které jste mimochodem nevolali posledních 14 dní. Pokud vymezený čas neskončí, vaším jediným cílem je zůstat u započatého. Nedovolte mysli vybočit. To, co jste začali, je to jediné a nejdůležitější, co následujících 25 minut musíte dělat. Svoboda přemýšlení.

Závěrečných 5 minut

Pomodoro technika nemá i přes definovaná pravidla žádné přesně definované mantinely toho, co se smí a nesmí. 

Pokud přeci jen musíte přerušit pomodoro, protože vás volá neurotický šéf, který nesnese odklad, nebo musíte běžet tam, kam všichni občas musíme, vydechněte si, zastavte stopky… nic se neděje. 

Vybavte, co musíte. A vraťte s k rozdělanému a pokračujte tam, kde jste skončili. Buď jen spustíte časovač tam, kde skončil, nebo začněte nové Pomodoro. Nejde o život (přičemž mě napadá, že tuto techniku opravdu nedoporučuji lékařům nebo třeba technikům jádrového reaktoru). 

Smysl Pomodoro techniky není dělat to, co dělají všichni ostatní. Ale hledat cestu k osobnímu poznání a vlastní efektivitě. 

Většinu věcí umíme při ztrátě eventuálně nahradit. Ale čas je jednou z mála věcí, která nám ubývá z hromady, ať se snažíme, jak chceme. 

Proč tedy nemít aspoň trochu kontroly nad tím, kolik a kam z té hromady odhazujeme? Za pokus to rozhodně stojí.