Jak nespadnout do pasti zaneprázdněnosti

Hlavním úkolem v životě člověka je rozlišit záležitosti na ty, které jsou zcela mimo jeho kontrolu a na ty, které opravdu ovlivnit může. Ačkoli si nemůžeme vybrat, co se nám stane, můžeme si zvolit, jak na to zareagujeme. – Epiktétos

Mám moc práce. Jak často jste něco takového za poslední dobu řekli? Všichni slýcháme tu či onu variantu jedné staré a používané fráze prakticky každý den. 

Jenže mít moc práce a opravdu něco skutečného dělat nejsou jedna a ta samá věc. Teď jste se zastavili a říkáte si… cože? Nejsou? Jak… pracovat… vždyť… Vysvětlím vám, co tím myslím. 

Existují dva typy práce – hluboká, soustředěná práce, kdy se vám daří posouvat svůj projekt dopředu, vykazovat výsledky. Být na konci dne spokojený s tím, co máte za sebou.

Je to cokoli, co je cílem vašeho byznysu. Nebo to, kvůli čemu jste byli přijati na svou pozici. Doktor léčí, právník řeší případy, markeťák vymýšlí kampaně, a tak dále… To je ideál, kterého bychom chtěli dosáhnout – a měl by to být standard.

Jenže není. Většina z nás funguje v tom opačném nastavení. Druhém typu práce – v módu zaneprázdněnosti.

Já tomu říkám mód hasiče. Jinak se tomu říká zaneprázdněnost, busy work a v posledních letech se na svět vydral i termín fake work (máme ty fejky nějak v oblibě…). Funguje to takhle: 

Ráno přijdete do práce a nemáte jasný cíl, máte před sebou prostě jen “práci”. Takže zapnete e-mail a podíváte se, co tam visí. Odpovídáte, řešíte.. Pak se ozve kolega, jestli byste mu zkontrolovali tohle. Pak už je čas na firemní poradu nebo dvě. Jdete na oběd. Po obědě nové maily, rychle opravíte tohle, ještě upravíte tamto, vyřešíte problém, napíšete report… a je konec pracovního dne. 

Jak jste ho strávili? Produktivně rozhodně ne. 

Kdybyste po takovém dni potkali kamaráda a ptal se vás na to, co jste dělali v práci, ani nebudete umět odpovědět. Protože jste dělali všechno a nic. Celý den jste jako hasič pobíhali z místa na místo a hasili problémy, řešili požadavky ostatních. 

Poznáváte se v tom?

V lepším případě jste do práce nešli s tím, že nevíte, co bude na plánu. Plán jste připravený měli. Ale kvůli hasičskému módu jste se k tomu nedostali, svůj seznam přesunete na další den…

A takhle pořád dokola. 

Zaneprázdněnost je kletba naší doby. Je to zrádná kamarádka, protože když jste s ní, tváří se, že je skutečná a pomáhá vám. Později vám ale dojde, že vás jen stahuje ke dnu. Vypadá jako skutečná práce a dokáže vám i dát zabrat. Ale skutečná práce to není.

Když poodhlédnu od nejhoršího scénáře, statistiky říkají, že víc než polovina lidí tráví např. na mailu dvě a půl hodiny z pracovního dne. 65ti procentům manažerů v produktivní práci překáží nekonečné meetingy


Proč to děláme?

Začneme tou nejtěžší pravdou. Děláme to proto, že chceme. I když si rádi říkáme, že to je na základě vnějších okolností, které neumíme ovlivnit. Většinou si tenhle přístup si vybíráme sami. Už si to ani neuvědomujeme. Proč?

Status. Jak už jsem psala, tuhle cestu si volíme sami. Protože zaneprázdněnost se v naší společnosti stala jakýmsi synonymem pro určité postavení. Mám moc práce, takže jsem důležitý. 

Zároveň taková zaneprázdněnost uspokojuje naši potřebu dokázat, že máme nějakou cenu. Hodně toho dělám, takže stojí za to si mě nechat. Roli může hrát i tzv. syndrom podvodníka. Tedy pocit, že vlastně vůbec nevíte, co děláte. A každou chvíli na to někdo určitě přijde. Nejjednodušší cestou, jak se s tím vyrovnávat je ten špatný způsob – spoustou busy work, kterou může vzít a říct podívejte, vždyť dělám všechno tohle. Dneska jsem si odškrtl ze seznamu třicet úkolů!

(Jenže kdo z nás ve skutečnosti opradu ví, co dělá? Od toho, jak být dospělý, jak být rodičem až po zvládání práce… V otázce syndromu podvodníka samozřejmě generalizuju pro účel tohoto článku, v budoucnosti se k němu ještě vrátíme – protože někdo (ukazuje na sebe) s ním bojuje každý den a rozhodně v tom není sám.)

Dopamin. Dalším důvodem, proč se tak často zasekneme v nekončeném kole falešné práce, je závislost. Jsme na zaneprázdněnosti závislí. Protože je to zábava, rychlé uspokojení. Vzpomeňte si na všechny ty úkoly. Jakkoli jsou třeba e-maily otravné, pravdou je, že je vyřídíte celkem rychle. Nemusíte nad tím tolik přemýšlet, není to těžký úkol. Některé věci děláte automaticky, ťuk, ťuk a máte hotovo.

V tu chvíli se vyplaví hormon dopamin, který vám říká, že jste odvedli dobrou práci a jste na chvilku šťastní. Je to okamžitá reakce a to je přesně typ uspokojení, po kterém v dnešní (uspěchané) době všichni saháme jako první. 

Prokrastinace. Jestli máte pocit, že se k tomuhle tématu neustále vracím, nepletete se. Odkládání těžkých úkolů prostupuje našimi životy ve všech sférách a viníkem je i tady. Tentokrát se ale chytře schovává. Nemůže to přeci být prokrastinace, když něco dělám, že jo? Může. 

Hluboká práce a větší úkoly většinou vyžadují soustředění, přemýšlení, kreativitu… musím pokračovat? Zkrátka a dobře jsou to těžké úkoly. Úkoly, které vás posunou a které jsou vaším cílem. Ale taky úkoly, jejichž výsledky hned nevidíte. Úkoly, které trvají dlouhou dobu. A úkoly, které představují určité riziko. Když se k nim nedostanete, tak se žádnému riziku ani nevystavíte.

Tak jak bych se jen mohla postarat o to, že takové těžké úkoly zvládnu odložit bez horšího pocitu? Budu dělat jinou práci. Lehkou práci, která vlastně ani nespěchá a kdyby se neudělala, svět by asi neskončil. On neskončí ani když se nedostanete k těm úkolům velkým, ale minimálně nebudete sabotovat sami sebe a váš byznys se někam posune (nebo na své pozici vlastně vykážete nějaké reálné výsledky, vaše práce bude mít smysl). 

Busy work je ten nejzrádnější druh prokrastinace, protože si to často vůbec neuvědomujeme. Vždyť pracuju!

Proč bychom to dělat neměli?

První důvod je asi naprosto zřejmý. Busy work není produktivní ani efektivní způsob práce. I když by se tak na první pohled mohla zdát. Prvním důvodem je tedy to, že busy work vám ve skutečnosti brání ve vaší opravdové práci. V produktivitě. 

Což mě přivádí i ke druhému důvodu. Tím, že nepracujete efektivně, často spadnete k tomu, že pracujete víc. Pracovat víc ale neznamená být efektivní. Spíš naopak. 

Když pracujete víc, máte míň času na osobní život. Práce vás začne pomalu a jistě štvát. A ubíjet. Hodně busy work jednoduše otevírá vrátka známému strašákovi – syndromu vyhoření. Tedy psychického a fyzického vyčerpání, které se může objevit při dlouhodobém stresu. 

Představte si tuhle situaci:

Dejme tomu, že ¾ vašeho pracovního dne se skládají z busy work. Když se konečně dostanete k těm důležitým úkolům, už na ně prostě “nemáte kapacitu”. Jste z toho sklíčení, odkládáte je na později. Opakuje se to čím dál častěji. A tak začnete práci věnovat více času, protože to prostě musíte zvládnout. Jenže to vyčerpání ze zaneprázdněnosti vede k tomu, že ani nemáte žádné reálné nápady k řešení těch velkých problémů. To vás zase skličuje, zase protáhnete pracovní dobu, jak se to snažíte vyřešit. Pak se navalí další zbytečné úkoly, vyřešíte je, nestíháte se najíst. Nestíháte jít do kina, přečíst si knihu. Nestíháte být s rodinou. Nestíháte nic. A všechen ten čas věnovaný práci je stejně k ničemu, protože jste pořád nedokončili ten jeden projekt…

Na konci tohoto příběhu je syndrom vyhoření. Ten moment, kdy už prostě nemůžete dál. Nemáte sílu, nemáte nápady, nechcete práci ani vidět. To dříve zmíněné rychlé štěstí díky tomu, že jste splnili nějaký malý úkol, vás před ním neochrání. Netrvá totiž věčně a správně má být pro vás jen bránou na cestě k větší spokojenosti. Takové, která přetrvá. 

Tahle situace ale není jediný problém, syndrom vyhoření má o trochu mladšího a méně známého bráchu – jmenuje se boreout syndrom. Ve své podstatě se dá rychle vysvětlit tak, že vás vaše práce kvůli nedostatečné výzvě úkolů unudí a ztratíte pro ni jakékoli nadšení. Může se zdát jako legrační, ale vede k úplně stejným pocitům frustrace a nakonec i fyzického vyčerpání. 

Většinou nastává u lidí, kteří se ve své práci setkávají s něčím jiným, než byl její původní popis. Úkoly, které pro ně nejsou dostatečnou výzvou a nijak je nestimulují. A cestou k němu je i busy work. Protože sestává přesně z takových úkolů. 

Když se teď zamyslíte nad svou prací, máte ji rádi? Pokud je vaší odpovědí ne, co je tou věcí, kterou na práci rádi nemáte? Jestli je to něco z výše zmíněného, nezoufejte, mám pro vás pár tipů, jak s tím pracovat (hehe, malá hříčka).

5 tipů, jak se s tím vypořádat

Nejdřív si pojďme ujasnit to, že busy work se úplně nevyhnete. Samozřejmě se tu nesnažím házet moudra a tvrdit, že musíte být JEN stoprocentně produktivní. To se nikdy nestane. Můžete se ale vědomě rozhodnout, že budete víc produktivní a většinu svého dne nevěnujete jen fejk práci.

Jakmile zapracujete na své produktivitě, získáte víc volného času pro sebe. Když máte víc volného času, děláte, co máte rádi, máte čas zastavit. A jakmile zastavíte, v tu chvíli se většinou rodí ty nejlepší nápady. 

Všechno spolu souvisí – když budete ke své práci přistupovat efektivně, budete mít více volného času. Když budete mít více volného času, budete mít možnost kriticky přemýšlet a přijdete třeba s řešením úkolů, které jste předtím nemohli rozlousknout. Kruh se uzavře, protože v tu chvíli zase pomůžete svému pracovnímu nasazení. A takhle pořád dokola. Mnohem hezčí kolečko než to popisované výš, ne? 

Tak jak ho dosáhnu, Petro!

Tip č. 1: Stanovte si priority

Začneme tím nejtěžším hned na začátek. Musíte si urovnat priority. Téma, které se v oblasti produktivity skloňuje nejčastěji. Které úkoly jsou nejdůležitější, co vás nejvíc posune? Je to správný přístup, vždycky byste měli klást důraz na to nejdůležitější. Ne na to nejlehčí.

Já ale říkám, že vaší prioritou č. 1 byste měli být vy sami. Klidně si jako hlavní prioritu stanovte svůj volný čas.

Všichni se takovému prohlášení instinktivně bráníme. V našich hlavách totiž dokazuje, že nám na práci vůbec nezáleží. Vždyť čím víc budu v práci, tím větší postavení mám v očích ostatních a dokazuju, jak moc mi na tom záleží. Pravdou ale může být naprostý opak. 

Pokud totiž máte jako prioritu svůj volný čas, odpočinek, čas strávený s rodinou, máte jako prioritu sami sebe. A když jste spokojení a odpočatí, tak podáváte mnohem lepší výkony i v práci. 

Když mám před sebou nějaký projekt, nikdy nepřijdu na jeho řešení ve víru práce, když vypínám počítač v 1 v noci a snažím se usnout, abych ho mohla zase v sedm ráno zapnout a dál se snažit. Ta nejlepší řešení mě napadají náhodou, když se zastavím a nemám na mysli vlastně nic. Existuje důvod, proč má spousta lidí ty nejlepší nápady ve vaně/sprše. 

Abyste zvládli být více produktivní, abyste pracovali lépe a posouvali se, potřebujete pracovat míň. Potřebujete nějaký volný čas. Zní vám to kontraproduktivně? Zkuste si to. 

Tip č. 2: Plánujte

Svůj den nemusíte mít naplánovaný do poslední tečky. Abyste ale byli proaktivní, musíte mít nějaký plán. Jinak budete den trávit reagováním na požadavky ostatních. Když jdete do práce, měli byste mít jasno v tom, co dnes budete dělat. 

Nepište si dlouhé seznamy třiceti úkolů. Buďte realističtí. Dan Sullivan dokonce doporučuje stanovit si jen 3 úkoly. Tři hlavní úkoly dne, které do jeho konce prostě musí být hotové, děj se co děj. To číslo je na vás, ale cíl je jasný, vybírejte pečlivě. A pro většinu lidí nejsou meetingy ani maily úkolem. 

Když máte svůj plán jasný, držte se ho. Tyhle úkoly půjdou jako první. Ať už kdokoli přijde s čímkoli. Což mě přivádí ke třetímu tipu…

Tip č. 3: Naučte se říkat ne

Pro mě osobně nejtěžší úkol a nejsem v tom sama. Většina z nás neumí říkat ne ani v osobním životě, nemáme rádi konflikt a asertivita je nám podávaná spíš jako agresivita. A agresivní být nechceme. Když ale budete každému hned pomáhat a dělat, o co vás požádají, nikdy nedokončíte svou práci.

Tenhle třetí tip vyplývá z tipu číslo 1 – priority. Vaší prioritou jste vy a vaše hlavní úkoly. Pokud po vás někdo chce mimo to, pořádně si zvažte, jestli to opravdu nepočká. Nebo jestli to dotyčný nezvládne i bez vás. 

Prvotní reakce bude: “ale tohle se prostě musí udělat hned”. Ano. Někdy to tak je. Většinou ale není. Na vás je, abyste situaci správně posoudili a pokud se to jen dá, posunuli ji na později nebo někomu jinému, kdo se o ni může postarat. 

Tip č. 4: Vypněte si notifikace

Tohle souvisí s předchozím tipem. Čtvrtý krok je součástí skoro každých rad pro lepší produktivitu podobně jako priority. Je totiž zásadní. 

Když už se přesvědčíte, že se budete věnovat velkému úkolu, nenechte se přerušovat. Je spousta způsobů, jak se o tohle postarat. Pro mě jsou dlouhodobě nejpřínosnější vypnuté notifikace ze všech aplikací, které se pokoušejí o mou pozornost – Slack, Messenger, maily… U všech mám vypnuté zvuky. Proč?

Když víte, že nesmíte jíst cukr, ale uprostřed prázdné lednice si necháte větrník, sami si říkáte o problémy, které budou následovat. Ten větrník byste tam nenechali, tak proč si necháváte zapnuté notifikace?

Jasně, můžete si říkat, že je ignorujete a dál pracujete. Ale neexistuje důvod, proč byste se takové situaci vůbec vystavovali. Stejně jako jsme závislí na busy work, jsme závislí i na těch malých zařízeních, co si nosíme všude s sebou. Ty jsou totiž zosobněním rychlého a okamžitého pocitu uspokojení, o kterém jsem mluvila. Toho prázdného, které hned vyprší. Taková příruční zásobička dopaminu. Nikdo z nás nemá sílu jim odolat. Má to dobré vysvětlení. 

Vy sice nemusíte řešit zprávu, která přišla. Ale víte o ní. Jakmile uslyšíte to pípnutí, ve vaší hlavě se otevře smyčka. I když na té věci nebudete dělat, víte, že tam někde je. A vaše hlava neskutečně touží po tom, aby tuhle smyčku uzavřela. Protože ví, že pak přijde záplava dopaminu. Tak máte nutkání se na zprávu podívat. Odoláváte, odoláváte… a stejně vám to ničí soustředění.

Můžete takhle trénovat svou sílu vůle. Ale je to opravdu nutné?

To stejné mimochodem platí i pro váš volný čas. Nedávno jsem měla na pár dní jiný telefon a neměla na něm instalované pracovní aplikace. Byla jsem celá nesvá z toho, že nemůžu kontrolovat nové zprávy na Slacku a “nejsem v dění”. Než mi došlo, že přesně o tom to je. Opravdu beze mě práce nepokračovala? Pokračovala. Přišla jsem za ty dva večery o něco? Nepřišla. 

Já vypnutí (alespoň zvukových) notifikací doporučuju každému. Když jde o něco důležitého, zavolají vám. Ale to je zase téma na jiný den.

Tip č. 5: Nastavte si mantinely

Váš mozek má rád předvítalenost. I když děláte kreativní práci, určitá pravidelnost vám pomůže. Dodržování správných návyků vám pomůže. 

Další tip by se tedy mohl stejně tak jmenovat: pracujte na svých návycích. A držte se jich. Pokud si nastavíte režim, držte se ho. Protože tak si udržíte psychickou pohodu a tím pádem zvýšíte i svou produktivitu a nebudete se vracet k okamžitému uspokojení ve formě busy work

Brzy si všimnete, že se vaše efektivita začne hroutit jako domeček z karet ve chvíli, kdy ze své zaběhnuté rutiny vypadnete. Protože nic není, jak byste chtěli. Neděláte své úkoly v moment, kdy byste chtěli a měli. Místo toho je odkládáte. Plácáte čas v pasti zaneprázdněnosti a neumíte se z ní dostat, protože stejně nedodržujete svůj režim. Zastavte se, dejte si chvíli na srovnání a vraťte se k tomu, co vám funguje. 

Pokud jste zatím nepřišli na ten správný režim, zkoumejte. Určitě přijdete na to, kdy jste nejvíc produktivní, kdy vám jde práce od ruky. A kdy naopak potřebujete vypnout a odpočinout si. Pokud to jen jde, upravte si svůj režim podle toho. 

Já například nejradši vstávám brzy ráno a zvládám ty kreativní úkoly jako první. Je to období, kdy je úplně nejnižší šance na jakákoli vyrušení – protože všichni tou dobou ještě spí a pokud po mě něco chtěli večer předtím, zkrátka to aspoň do 9 počká. 

Mirka zase nejradši pracuje v noci a tuším, že důvod bude stejný. Soustředění na to nejdůležitější je lehčí ve chvíli, kdy si pomůžete i tím, že děláte ve chvílích, které vám vyhovují.

Pak tu ale jsou příklady a režimy, kde se to prostě nedá. Rodiče, kteří se musí ráno i večer věnovat dětem. Nebo když prostě musíte být ve firmě od 9 do 5 (nebo nějaké jiné časy) a další příklady. V takových chvílích pro vás mám dva PRO tipy 🙂 

Jak už jsem zmínila, cestu busy work si volíme sami. Je tedy na vás, abyste si ten čas na smysluplnou práci vyhradili. Pozorujte své návyky, porovnejte pravidelné porady a podobné záležitosti, které nikam neposunete. Určitě najdete nějaký časový prostor, který si budete umět vyhradit. 

První PRO tip se jmenuje tak prozaicky, calendar blocking. Nemá váš úkol žádný stanovený deadline a vyhrazený prostor? Vytvořte si ho.

Mnozí úspěšní podnikatelé a manažeři na blokování kalendáře zakládají celý svůj režim. Mají v kalendářích úkoly pracovní i osobní, a to včetně “zavolat mamce”. Pokud máte rádi kalendáře, tohle je mimochodem skvělá cesta. Pokud ne, aspoň ten úsek pro práci na projektu bude fungovat tak, že si v hlavě utřídíte, že v ten a ten čas je prostor pro práci na projektu. A zároveň dáte vědět kolegům, ať vás v té době s ničím neotravují (pardon, nekontaktují).

Druhý PRO tip na vyhrazení času – a můžete ho kombinovat s tím prvním, je to celé na vás – má trochu poetičtější název. Jmenuje se technika Pomodoro. Nebudu se teď o ní do hloubky rozepisovat, protože sojka práskačka mi našeptala, že o jejím využití už píše článek někdo jiný 🙂 Takže na ten se v budoucnu můžete těšit. Zatím prozradím to, že tahle neskutečně populární technika využívá střídání určité doby soustředěné práce a naplánované pauzy. 

Pomáhá vám eliminovat vyrušení a opravdu se soustředit. I ve chvíli, kdy se jako de facto začátečník prostě nezvládnete na něco 3 hodiny soustředit.

Pokud tedy máte před sebou projekt, nastavte si např. Budík po 50 minutách soustředěné práce a dejte si 10 minut pauzu. Potom opakujte. Nebo si to rozložte na 25 minut práce a pět minut pauzy. 

Podstatou věci je to, že během stanovených 25/50 minut prostě nemáte dovoleno věnovat se ničemu jinému než vašemu hlavnímu projektu. V pauze děláte cokoli chcete. 

Na závěr: pracujte na tom, co můžete ovlivnit

Tipy by mohly pokračovat a pokud máte nějaké vlastní, těším se na vaše komentáře! Člověk se neustále učí a každá rada je drahá (zeptala bych se sama sebe, jestli zvládnu na dva řádky narvat víc klišé prohlášení, ale všichni víme, že bych to zvládla…)

Kdybyste si ale měli vzít z článku jen jednu věc, je to tohle: Jestli budete končit v pasti zaneprázdněnosti nebo ne je nakonec vaše volba. Soustřeďte se na to, co můžete změnit. 

Ruchy v okolí, prosby kolegů nebo klientů, příchozí maily a další notifikace, neplánované porady… to všechno se bude dít a vy to nezměníte. Změnit ale dokážete to, jak na dané věci reagujete. Naučte se prosadit si čas na důležité úkoly. Naučte se říkat ne. Nekontrolujte pořád maily a další aplikace. 

Budete potom produktivnější, nebudete se neustále cítit zaneprázdnění. Dokončíte ty podstatné úkoly a budete spokojeni se svými výsledky. Budete mít víc volného času.

A až se vás příště někdo zeptá, jak se máte, vaše první odpověď rozhodně nebude “mám moc práce“.