Práce z domu (práce na dálku, telecommuting, remote work) je trend, který se vyvíjí kolem nás už přes tři dekády. Kvůli technologickým limitům byl její nástup mírný a téměř nepovšimnut. V posledních letech nastal však její raketový vzestup. Stále ne všemi akceptován, ale nepřehlédnutelný.
Bohužel až Covid-19 alias korona virus ho dostal do zorného pole i toho největšího odpůrce.
Pokud patříte mezi zaměstnavatele, majitele firem či manažery, kteří přemýšlejí, jak nyní narychlo a neplánovaně přejít na práci na dálku ve vaší firmě, čtěte dál.
V tomto článku vám zkusím poradit, jak přistoupit k organizaci práce z domu pro vás a následně váš tým. Jaké nástroje a jaké kroky musíte následovat, aby byla cesta co nejméně trnitá. Není mou snahou vyřešit a zodpovědět všechny problémy světa, ale ukázat vám, že něco možná pár týdnů dozadu nepředstavitelné, je při lepším úhlu pohledu docela jednoduché.
V závěru shrnu do čtyř jednoduchých kroků, jak celý proces může probíhat. Nejprve se ale spolu podívejme na složky těch kroků v potřebných detailech.
Technické vybavení pre práci z domu
Počítač
Z pohledu technologií jsme na tom nejlépe jak jsme kdykoliv byli. Téměř jakýkoli počítač vyrobený v posledních 5 letech splňuje předpoklady pro práci z domu. Stačí ho jen připojit přes wifi či kabel k rychlému internetu a je to.
Pro práci z domova se více hodí laptop než stolní počítač. Je snáze přenositelný a i v malé domácnosti nebude zabírat téměř žádné místo. Na rozdíl od minulosti, kdy byl laptop považován za méně výkonnou náhradu stolního počítače, v dnešní době tento rozdíl neexistuje.
Internetové připojení
Druhým předpokladem je již zmíněný rychlý internet. Definice říká, že jakékoliv připojení s rychlostí stahování (downloadu) nad 10 Mbs (megabits per second) je považováno za rychlé. Samozřejmě, finálně záleží na specifických potřebách firmy jaká rychlost bude dostatečná.
Pro video editora, kdy dochází k přenosu obrovského množství dat oběma směry, bude 10 Mbs linka extrémně pomalá. Pro účetního, osobní asistentku či obchodního ředitele kontrolujícího jen pravidelné reporty, kontakty, smlouvy a emailovou poštu bude více než dostačující.
Vysokorychlostnílinky jsou dostupné i v nejodlehlejších částech země. Je to jen otázka výběru provozovatele a vhodného programu.
Při přenosu nízkého objemu dat vám postačí dokonce už téměř všudypřítomný mobilní signál, mobilní telefon ne starší než 3-4 roky a přes něj dostupné 4G či LTE pripojení.Všichni mobilníoperátoři v zemi poskytují dátové balíčky, které sa dají velmi pohodlně a jednoduše využít k sdílení rychleho internetu na počítači (tethering) téměř kdekoliv.
Mobilní telefon
Posledním povinným zařízením, které potřebujete, je mobilní telefon. Naštěstí doba faxů je dávno za námi a pevnou linku dokážeme při nízkých cenách paušálů oželet také.
Jiné vybavení je čistě volitelné podle specifických potřeb firmy. To už ale musíte vědět vy sami.
Organizovaní úloh při práci na dálku
Na organizování úkolů a veškeré práce nám slouží projektové nástroje. Jejich použití může oscilovat od jednoduché evidence úloh přes „odškrtávací“ až po komplexní evidování projektů, na kterých pracuje mnoho lidí ve stejnou dobu.
Který je nejlepší je definováno čistě velikostí týmu a individuálními potřebami firmy.
My v audiolibrix jsme za roky existence vyzkoušeli mnohé, ale nejvíce se nám osvědčilo pro běžnou práci Trello. Používáme ho dodnes na operativní plánování úloh, editorialy či roadmapy a Freedcamp pro komplexní týmové projekty.
Výhodou Trella je velmi srozumitelný a přehledný Kanban systém který připomíná posouvání post-it nálepek zleva doprava podle progresu na roli. Pochopení a přizpůsobení tohoto systému vám bude trvat nanejvýš pár dní.
Každý z nich se vyznačuje jinými přednostmi a výběr je velmi individuální. Jelikož jsou to všechny známé a časem odzkoušené nástroje, zařazení kteréhokoliv produktu do procesu je otázka dní, nanejvýš týdnů.
U většiny z nich dostanete možnost zkoušky na 14-30 dní zdarma, nebo velmi zvýhodněné první měsíce. U Trella dostanete dokonce do velmi vysokých specifikací možnost jeho užívání zdarma. Navždy. Pokud nepotřebujete množství nabízených volitelných součástí, je to pro začínající remote firmu ta nejlepší volba.
Všechny zmiňované nástroje mají vypracované kvalitní onboarding videa, FAQ sekce a fóra. Pokud narazíte na nějaký problém, můžete si být jisti, že o něm již psalo a řešilo ho desítky či stovky jiných uživatelů po celém světě.
Pokud jste nikdy s podobnými systémy nepracovali tak je na místě opravdu zkusit několik, možná i přes paralelní testování ve stejnou dobu a se stejnými zadáními a vybrat si na základě osobní zkušenosti to nejvíc vyhovující řešení.
Pak stačí už jen kreditní karta či PayPal a váš tým může začít fungovat.
Kolaborace při práci z domu
Druhou důležitou složkou při organizování společné práce je vytvoření prostředí na kolaboraci.
Pokud ve firmě umíte vše ukládat na lokální server (dělá to vůbec ještě někdo?), při kolaboraci na dálku musí být data přístupná odevšad. A nejen přístupné, ale také přizpůsobené na kolaboraci.
Na rozdíl od kanceláře, kdy dokument na kterém jste pracovali můžete přinést na memory sticku a sedě na židli vedle sebe společně hledět do jednoho monitoru, při práci na dálku potřebujeme imitovat něco podobného bez zbytečné komplexity.
Data v cloudu
Mít data na jednom místě a dostupné všem, kteří s nimi potřebují pracovat, je základem úspěchu. Pokud požadujete od lidí produktivitu, musí být schopni fungovat podobně jakoby seděli vedle sebe v rohu kanceláře.
Na bezpečné uložení dat pro týmy bez ohledu na jejich velikost se nám nejvíce osvědčil Drive od Google. Je spolehlivý, rychlý, bezpečný a automaticky poskytuje sadu nástrojů Gsuite, které se staly standardem při kolaboraci i u nás. K těm se ale dostaneme později.
Kromě Disk Google existuje řada podobných služeb na trhu, které v mnohém kopírují svou funkcionalitu a zároveň každý z nich přináší něco unikátního.
Dropbox je například rychlejší v synchronizaci, ale daleko nákladnejší při větších objemech dat. Onedrive od Microsoft nabízí alternatívu týmům, ktoré před Google nástroji uprednostňují ty od Microsoft. Office365 je totiž integrální součástí jejich řešení.
Výběr nejvhodnějšího řešení je dán tím, co je pro vás podstatné. U někoho převýší v prioritách jednoduchost práce, u jiného rychlost, objemy dat, cena či dostupné služby.
Nástroje na kolaboraci
Pokud již máte všechna data dostupná v cloudu, potřebujete mít k dispozici nástroje, které dokáží replikovat lokální chování. Samozřejmě je možné posílání souborů a dokumentů e-maily, ale takový systém z pohledu kolaborace působí kostrbatě, zdlouhavě a hlavně neprakticky.
Na pravou kolaboraci, podobně jako umístění dat, potřebujete cloudové nástroje. Mezi ty nejznámější, které, jak jsem zmiňoval, používáme i my, patří nástroje z balíku GSuite. Je v nich klasický textový editor, tabulkový procesor, nástroj na prezentace, kreslení, datové modelování a další. Navíc GSuite nabízí vše spojené s Gmailem, který je jeho základem. Od mailového klienta, serveru, správy domén či vlastních mailových skupin.
Při tvoření a editování jakéhokoliv dokumentu v balíku GSuite není třeba jeho přenos mezi uživateli, ale jen vzájemné sdílení přístupu. Tak na jednom listu, finančním plánu či firemní prezentaci může pracovat několik lidí. Postupně, nebo najednou bez jakýchkoliv prodlev.
Podobné nástroje nabízí již zmíněný Office365 (Word, Excel, Powerpoint a další) jakož i Dropbox se svým jednodušším systémem Dropbox Paper.
Potřeba je definována, jako při všem , ndividuálně, ale kterýkoli z těchto produktů dokáže pokrýt potřeby týmů od pár osob až po týmy se stovkami či tisíci lidí.
Interní dokumentace, wiki či procesy
Přestože kolaborační nástroje uvedené výše jsou vynikající k mnoha scénářům, nepokrývají automaticky všechny.
Jejich největší nevýhodou je komplikované strukturování dokumentů do klasických složek, zda jejich nepružnost ve formátování.
Tento problém se stane více viditelný, pokud potřebujete někde evidovat opakující se procesy, návody, interní wiki stránky a podobně. Neflexibilní struktura udělá z klasických složek dříve či později bludiště.
Pokud chcete dosáhnout větší přehlednosti, strukturovanosti a flexibility, je třeba sáhnout po produktech jako Notion, Evernote nebo Zoho Notebook.
Tyto systémy umožňují dosáhnout doslova jakoukoliv strukturu poznámek, dokumentů, procesů či návodů s výkonným vyhledávacím systémem.
My jsme po letech používání Evernote přešli na Notion a Airtable pro tabulkově orientované informace a s oběma jsme velmi spokojeni.
Komunikace při práci na dálku
Třetí složkou fungování týmu při práci na dálku je jednoduchá komunikace. Na běžné potřeby samozřejmě stačí telefon, ovšem to je jen základ.
V kanceláři mnoho komunikace proběhne při osobním setkání u stolu, v zasedačce nebo v kuchyňce při kávě. Jelikož nic z tohoto při práci na dálku není možné, musíte mít k dispozici jiné formy.
Mnoho komunikace nepotřebuje okamžitou odpověď a její dožadování je ve většině případů jen zlozvyk daný osobní přítomností. Nejtěžším momentem při práci na dálku proto není technické zabezpečení, definování nástrojů na kolaboraci, ale způsob komunikace.
Asynchronní komunikace
Mezi nejznámější asynchronní formy komunikace patří všem dobře známý e-mail. Jeho asynchrónnost je definována způsobem, jak rozhovor probíhá.
Napíšete někomu e-mail. Příjemce ho najde někdy hned, někdy později. Odepíše, když bude moci či chtít. Celý proces se odehrává v různých časech a tudíž asynchronně.
Pokud jste zvyklí na posílání e-mailů, při práci na dálku velmi rychle narazíte na neukočírovatelné objemy. Aby produktivita neklesala z ustavičného odpovídání na špatně přehledné emailové nitě, je lepší sáhnout po komunikačním klientovi. Chatu.
My jsme si před lety vybrali Slack a nikdy jsme nelitovali. Na rozdíl od e-mailu, chat umožňuje kromě klasické ICQ komunikácie mezi dvěma účastníky, vytváření společných kanálů, kde na základě oddělení, témat či problémů dokáže komunikovat více lidí na jednom místě. Bez zatěžování ostatních.
Komunikace může být doplňována různými multimediálními soubory či odkazy. Proti e-mailu je daleko přehlednější a rychlejší prohledávání.
Kromě Slacku je na trhu mnoho jiných podobných nástrojů. Z těch nejznámějších doporučuji k vyzkoušení stále volně dostupný Telegram či Zoho Cliq z jinak komplexního balíku Zoho One.
Mnohé projektové nástroje zmíněné na začátku, poskytují vlastní integrované chaty a tak výběr je opravdu definován individuálními potřebami, velikostí týmu a financemi.
Implementace a přechod z e-mailu na chat je záležitostí nanejvýš pár dní.
Synchronní komunikace
I přesto, že většina komunikace při práci na dálku může fungovat asynchronně, v závislosti na potřebách firmy je třeba zajistit i nástroje na synchronní, jinak řečeno komunikaci v reálném čase.
Při komunikaci mezi dvěma lidmi je stále nejjednodušší telefon. Pokud není nutné, aby si účastníci cokoli prezentovali, mobilní signál a jakýkoliv telefon je postačující.
Na diskusi mezi více účastníky nebo dvěma i s potřebou vizuální prezentace slouží tzv. video konferenční systémy.
Na rozdíl od klasických konferenčních systémů, které byly výbavou každé místnosti v časech ne tak dávných, jsou moderní video konferenční systémy založené na kvalitním přenosu obrazu a zvuku přes internet. Není třeba zakupovat žádné pevné linky, ústředny či drahé zasedačkové terminály.
Každý z uživatelů má nainstalovaný program na svém počítači. Připojením se v dohodnutém čase se všichni účastníci nejen vidí navzájem, ale zároveň mohou sdílet obrazovku s dokumenty, prezentacemi, tabulkami, ukazovat videa či přehrávat zvukové nahrávky pro všechny.
My téměř od počátku existence používáme Zoom. Je to jednoduchý nástroj, který funguje rychle a kvalitně nejen na počítačích ale i mobilních zařízeních. Na rozdíl od komerčně známejších řešení jakými jsou GoToMeeting, Skype či Google Hangouts je práce se Zoomem jednoduchá i pro úplné začátečníky. Jeho instalace a funkčnost je záležitostí minut a jeho cena nesrovnatelně nižší.
Video konference při práci na dálku dávají alespoň částečnou náhradu osobního setkání a na rozdíl od telefonického kontaktu se účastníkům dostává i zpětná vazba z mimiky a gestikulace ostatních účastníků.
Měřící nástroje a vyhodnocování práce z domu
Při práci z domu, měření (trackování) a vyhodnocování musí být povinnou součástí.
Měření práce není nutně pokusem o monitorování všeho co zaměstnanci dělají, ale oboustrannou evidencí toho, co bylo uděláno.
Jak řekl Peter Drucker, jen to co je měřeno je menežovatelné.
Měření práce dává prostor k tomu, aby práce byla vyhodnotitelná a následně, pokud je k tomu prostor, optimalizovaná.
Jak víme, zda potřebujeme nového člověka či lepší nástroj do týmu? Jen tak, že vyhodnotíme předešlé výsledky, zkusíme je analyzovat a jednáme na základě jejich výsledků.
My od začátku v audiolibrix používáme pro měření a reportování práce Toggl. Je to jednoduchý nástroj a defacto standard v této kategorii.
Jako se vším co zde zmiňujeme, existuje mnoho dalších osvědčených nástrojů. Mezi ty, co jsme zkoušeli a považujeme je za skvělé patří Clockify, Hubstaff či přímo ve Freedcampe integrovaný time tracker.
Z měsíčních výkazů vidíte, co je repetitivní a vyplatí se automatizovat, co je podceňováno a potřebuje podporu jiných, co nefunguje a musí být kompletně přeorganizovalo.
Primárním účelem měření času pracovníků není jejich kontrola. Na to žádný systém neexistuje. I pracovník sedící uprostřed open office, vedle svého manažera, dokáže projít dnem, aniž udělal něco užitečného. A zároveň zaznamená neuvěřitelné.
Když si budete vybírat systém na trackování práce, doporučuji vybírat nástroj, kde můžete centralizovaně definovat projekty, které chcete mít používané všemi. Tak se vyhnete zbytečným problémům, kdy každý pracovník používá vlastní terminologii a sjednocení výkazů je nakonec téměř nemožné.
Produktivita při práci na dálku
Ztráta produktivity je největším strachem každého majitele firmy u týmu pracujícím na dálku. Mnohé studie za poslední dekádu dokazují vždy znovu a opět, že jde o neopodstatněný strach. Přesto je mezi námi stále přítomen.
Produktivita není něco, co musí být definováno či měřeno jen u pracovníků sedících mimo kancelář. Pokud máte v týmu lidí, jež předem podezříváte, že nebudou fungovat produktivně z domu podle vašich představ, už teď víte, že tak nefungují ani ve vaší přítomnosti.
Žádný nástroj neudělá z neproduktivního zaměstnance produktivního.
Každý člověk dokáže najít tu nejlepší kombinaci podmínek na produktivní práci, má-li k tomu prostor.
Striktně definované prostředí, tradiční open offices, neustále vyrušování kolegů, nesnesitelné ticho či hluk, smrad či chlad. Společné prostředí nebere ohled na jednotlivce a tedy ani ne na jeho produktivitu.
Při pracími na dálku, kdy je podstatný výsledek a ne vydržení na jednom místě během pracovní doby, prostředí definované individuálně, poskytuje ultimátní prostor k dosažení vysoké produktivity.
Pokud k ní přidáte svým lidem i jen mírnou flexibilitu v tom kdy musí začínat, končit, chodit na obědy a podobně, produktivita poroste jakoby zázrakem.
Pokud hledáte nástroje, které pomohou s produktivitou lidem, kteří samostatně pracovat neumí, doporučuji vyzkoušet techniku Pomodoro či GTD.
Ačkoliv většina technik a nástrojů je spíše zaměřená na efektivitu, v jistém ohledu dokážou pomoci lidem i s produktivitou.
Bezpečnost při práci na dálku
Pokud patříte mezi odpůrce práce na dálku z obavy o bezpečnost vašich dat a informací, vaše obavy jsou zbytečné.
Ne proto, že by bezpečnost byla nepodstatná. Ale její dosažení je stejně komplikované v kancelář, jako při práci z domu.
Pokud důvěřujete jen vlastní síti a síťovým prvkem nad nimiž máte kontrolu, práce na dálku nemusí nic změnit.
Nástroje jako VPN (virtual private network) přes které se každý zaměstnanec musí připojit na firemní server, než udělá cokoliv dalšího, je stejně komplikované a bezpečné z kanceláře jako z jakéhokoliv jiného místa.
Pokud při výběru nástrojů dbáte na bezpečnost při každém kroku, tj vybíráte si jen ověřené a dobře podporované systémy, pravidelně se staráte o update jak vybavení tak software, strach opravdu není na místě.
Zaměstnanec doma si dokáže zkopírovat a odložit informace, které by neměl. Bohužel totéž dokáže udělat odhodlaný pracovník i uprostřed kanceláře.
Když Edward Snowden dokázal vynést informace z nejpřísněji střežených prostorů světa, pod drobnohledem NSA, rozhodně to nebude problém pro někoho odhodlaného z vaší firmy.
To neznamená, že bezpečnost není podstatná či dokonce neproveditelná.
Podstatné je uvědomění, co opravdu znamená nebezpečí a co je jen zbytečnou paranoí.
Mnohému lze předejít dobře vypracovanými procesy a pravidly, avšak to je příliš komplexní téma na tento krátký článek. Vrátíme se k němu někdy v budoucnosti.
Pokud pracujete jako mnoho jiných firem, podstatnými bezpečnostními riziky pro vás bude sdílení hesel, nechráněné připojení k firemním systémům a ztráta zařízení s citlivými daty.
Dobrá zpráva je, že všechny tyto problémy jsou snadno řešitelné i bez obrovského množství předchozích zkušeností.
Bezpečné uchovávání hesel
Pokud patříte k jedné z těch firem, která využívá mnoho internetových služeb a tedy hesel, některý z tzv. password manažerů vám rozhodně zjednoduší život.
Password manažer je nástroj, který pod ochranou jednoho komplexního hesla které si uživatel zvolí, uchovává všechny ostatní. Odpadává vám tak potřeba pamatovat si více hesel kromě toho jednoho. Kromě schopnosti uchovávat bezpečně všechny používané hesla, umožňuje jejich bezpečné sdílení mezi více uživateli.
Když používáte služby, ke kterým přes jeden účet přístupuje více lidí, sdílení hesla přes takovýto password manažer je nejlepší cesta. Heslo nikdy neopustí bezpečné prostředí šifrovaného manažera a v případě změny je nové heslo dostupné všem kterým má, bez nutnosti oznamování změny. Navíc kromě bezpečnosti přináší do práce mnoho pohodlí.
Na počítači, tabletu nebo na mobilu, dokáže password manažer vyplňovat hesla na webových stránkách, aniž byste je museli kopírovat či dokonce přepisovat ručně.
Pokud jste zvyklí na ukládání hesel do password manažerů webových prohlížečů, koncept samostatného password manažera je vám tedy dobře znám. I když jste to možná netušili.
Mezi nejlépe hodnocené z pohledu bezpečnosti a jednoduchosti patří systémy Dashlane, LastPass, 1Password, Passcamp nebo Keeper. Výběr je podmíněn velikostí týmu, podporovanými platformami a finančními preferencemi. Každý z nich je však prověřený obrovskou komunitou uživatelů a lety na scéně.
Bezpečné připojení k internetu
To nejdůležitější z pohledu bezpečnosti při pracovnících na dálku je bezpečné připojení k internetu. Je to i ta nejobávanější část všech zaměstnavatelů.
Pokud pracují zaměstnanci z domu, problém je vyřešen. Alespoň částečně. Pokud však pracují z kaváren, hotelů či náhodných wifi hotspotů, je nutné zajistit připojení maximálně jak to jde.
Tím nejpraktičtějším a nejnutnějším řešením je VPN (virtual private network). Jde o bezpečné připojení přes tzv. tunel. Počítač se přes klienta nainstalovaného na počítači připojí na bezpečný server a ten vede veškerou následnou internetovou komunikaci přes vytvořený bezpečný tunel.
Pokud vám to zní komplikovaně, je to vcelku jednoduché. O všechno se za vás postará zmíněný klient a jednoduché nastavení.
Při VPN připojení není možné komunikaci nijak odposlouchávat a tak i když se zaměstnanec připojí z nejfrekventovanější restaurace v cizím městě, bezpečnost připojení je zaručena. Základem je jeho okamžitá aktivace hned po prvním připojení na internet.
Při firmách s větším důrazem na bezpečnost či potřebou přístupu na lokální servery firmy, může být VPN server součástí interní infrastruktury. Pro ostatní stačí běžné komerční aplikace jako CyberGhost VPN, VPNunlimited, ExpressVPN alebo NordVPN.
Povinné šifrování zařízení
U každého zařízení, které je používáno ve firmě by bez ohledu na jeho použití mělo být nastaveno šifrování dat. Nezáleží přitom, zda počítač sedí uprostřed kanceláře, nebo leží na stole vzdálené Costa kavárny.
Šifrování disku zaručuje, že i když dojde k odcizení, data, informace a hesla uložená na disku jsou pro nového majiteľa nečitelné.
Každé moderní zařízení vyrobené v poslední pětiletce nabízí automatické, nebo lehce nastavitelné šifrování.
Po nastavení a vytvoření bezpečného hesla se zařízení o zbytek stará samo. Uživatel nepotřebuje nic více dělat. Hlavním předpokladem je zvolení bezpečného hesla, kterým se do zařízení uživatel přihlašuje. Heslo kromě přihlášení odemkne přístup k celému šifrovanému úložišti a pro uživatele se jeví zcela transparentně.
U mobilních zařízeních není možná volba hesla. Ty fungují na PIN kódech, passkódoch, otisků prstů či skenu obličeje. Čím bezpečnější zvolená ochrana zařízení, tím větší jistota, že i při ztrátě zařízení je to jen „pojistná událost na kus železa“ a ne potenciálně obrovský bezpečnostní problém.
Zde jen zdůrazňuji, že každý firemní telefon je de facto zařízení, které pracuje pro vás na dálku, i když jste to tak nikdy nebrali.
Pokud mají zaměstnanci přístup přes mobil do firemního e-mailu či jiného interního systému, je jedno jestli ho nosí pracovník který do kanceláře nechodí, nebo ten co odchází a přichází denně. Bezpečnostní pravidla musí platit pro všechny stejně.
Čtyři kroky ke spuštění práce na dálku
V prvním okamžiku se zdá spuštění práce na dálku příliš komplikované a komplexní. Je potřeba zajistit bezpečnost, naučit lidi pracovat s nástroji, zpřístupnit data, informace, hesla …
Vše je věcí postupných kroků.
Nesnažte se v jeden den vyřešit všechno. Ani my v Audiolibrix, navzdory rokům zkušeností s prací na dálku, nezkoušíme nové lidi naučit vše v jednom kroku. Děláme to postupně tzv. onboarding processem. A i my sami se stále snažíme zdokonalovat existující a nacházet lepší fungující řešení.
Krok č.1
V prvním kroku musí dostat zaměstnanec počítač a telefon, který si umí odnést domů, spustit a připojit se přes něj na internet.
Pokud počítač novému zaměstnanci dáváte tak či tak, není v tom rozdíl. Kryptování disku je nastaveno, VPN služba aktivní, dočasné heslo předáno, firemní e-mail aktivován.
Krok č.2
Po prvním připojení si zaměstnanec v mailu najde další instrukce. Pozvánky do systémů jako Trello, LastPass, Freedcamp či Slack, které jste předtím vybrali a aktivovali.
Pokud tyto služby zatím nemáte vybrány a rozbehané, můžete tak udělat průběžně. No zaměstnanec je již na internetu, je na telefonu a má funkční e-mail. Jeho virtuální kancelária je tedy plně připravena.
Krok č.3
Abyste mohli efektivně začít fungovat, základem je rozběhnutí komunikačních kanálů. Na asynchronní komunikaci máte zmíněný e-mail. Na tu synchronní si můžete nainstalovat například zmíněný Zoom.
Přes Zoom a sdílenou obrazovku můžete začít pracovat na společných věcech. Umíte si ukázat co potřebujete, vidíte se a bavíte, jako byste seděli v jedné kanceláři. Můžete se také společně dívat na jednotlivé prvky systému a učit se jeje obhospodařovat k vašim potřebám společně.
Nainstalováním Slacku či jiného chatu si zpřístupníte kanál na rychlou komunikaci bez nutnosti telefonovat či vést video konferenci. A jste propojení.
Krok č.4
Můžete komunikovat, můžete se připojit na internet. Nyní potřebují všichni přístup k datům. Pokud je to striktně interní úložiště, přes firemní VPN se může každý, kdo není v kanceláři, připojit na interní síť. Počítač se bude tvářit, jakoby ležel na stole v kanceláři.
Pokud umíte data přenést a sdílet v některém s cloudových řešení, celý postup bude o to jednodušší.
Nyní zbývá už jen vyladění přístupů ke všem používaným systémům a zavedení procesů, jak má firma v novém nastavení fungovat.
Pár slov na závěr
I ta nejneřešitelnější situace se dá vyřešit, pokud k ní přistoupíme v malých krocích. Smyslem postupného zavádění jednotlivých kroků není dosažení ideálního stavu na první pokus a hned. Vše potřebuje svůj čas. Postupně se věci začnou rýsovat v nových tvarech až to najednou nebudete už tak nepředstavitelné.
Vydejte se na cestu a hledejte odpovědi na otázky postupně. Tak jak to děláte při všem, co ve firmě musíte řešit. Ani tam jste nazačínali s vyřešenými otázkami každého kroku. Začali jste a postupně budovali chodník, po kterém jste kráčeli.
Zavedení práce na dálku je podobná výzva. Stačí udělat první krok a…
Každá loď potřebuje svou posádku a ta zase svého kapitána. Ne proto, že by někdo musel stále rozkazovat, ale ty zásoby whisky a rumu přeci někdo vypít musí! Když není na palubě, běhá někde po souši se sluchátky v uších a touží cestovat nalehko jako Jack Reacher, mít schopnost číst a rozumět knihám jako Ryan Holiday, bavit lidi jako Trevor Noah, nebo být fit jako Ross Edgley. Nebo prostě jen mít čas být sám sebou.
Audioknižní experti z Audiolibrixu dostali za úkol vybrat ze svého oblíbeného žánru jednu jedinou audioknihu, kterou by doporučili odvážnému jednci ochotnému probádat zatím neznámý žánr. ...
Umělá inteligence, ChatGPT, AI. Pojmy, které na nás skáčou ze všech stran, moc jim nerozumíme, ale podle všeho je to něco skvělého a zároveň děsivého. ...
Práce z domu (práce na dálku, telecommuting, remote work) je trend, který se vyvíjí kolem nás už přes tři dekády. Kvůli technologickým limitům byl její nástup mírný a téměř nepovšimnut. V posledních letech nastal však její raketový vzestup. Stále ne všemi akceptován, ale nepřehlédnutelný.
Bohužel až Covid-19 alias korona virus ho dostal do zorného pole i toho největšího odpůrce.
Pokud patříte mezi zaměstnavatele, majitele firem či manažery, kteří přemýšlejí, jak nyní narychlo a neplánovaně přejít na práci na dálku ve vaší firmě, čtěte dál.
V tomto článku vám zkusím poradit, jak přistoupit k organizaci práce z domu pro vás a následně váš tým. Jaké nástroje a jaké kroky musíte následovat, aby byla cesta co nejméně trnitá. Není mou snahou vyřešit a zodpovědět všechny problémy světa, ale ukázat vám, že něco možná pár týdnů dozadu nepředstavitelné, je při lepším úhlu pohledu docela jednoduché.
V závěru shrnu do čtyř jednoduchých kroků, jak celý proces může probíhat. Nejprve se ale spolu podívejme na složky těch kroků v potřebných detailech.
Technické vybavení pre práci z domu
Počítač
Z pohledu technologií jsme na tom nejlépe jak jsme kdykoliv byli. Téměř jakýkoli počítač vyrobený v posledních 5 letech splňuje předpoklady pro práci z domu. Stačí ho jen připojit přes wifi či kabel k rychlému internetu a je to.
Pro práci z domova se více hodí laptop než stolní počítač. Je snáze přenositelný a i v malé domácnosti nebude zabírat téměř žádné místo. Na rozdíl od minulosti, kdy byl laptop považován za méně výkonnou náhradu stolního počítače, v dnešní době tento rozdíl neexistuje.
Internetové připojení
Druhým předpokladem je již zmíněný rychlý internet. Definice říká, že jakékoliv připojení s rychlostí stahování (downloadu) nad 10 Mbs (megabits per second) je považováno za rychlé. Samozřejmě, finálně záleží na specifických potřebách firmy jaká rychlost bude dostatečná.
Pro video editora, kdy dochází k přenosu obrovského množství dat oběma směry, bude 10 Mbs linka extrémně pomalá. Pro účetního, osobní asistentku či obchodního ředitele kontrolujícího jen pravidelné reporty, kontakty, smlouvy a emailovou poštu bude více než dostačující.
Vysokorychlostní linky jsou dostupné i v nejodlehlejších částech země. Je to jen otázka výběru provozovatele a vhodného programu.
Při přenosu nízkého objemu dat vám postačí dokonce už téměř všudypřítomný mobilní signál, mobilní telefon ne starší než 3-4 roky a přes něj dostupné 4G či LTE pripojení.Všichni mobilní operátoři v zemi poskytují dátové balíčky, které sa dají velmi pohodlně a jednoduše využít k sdílení rychleho internetu na počítači (tethering) téměř kdekoliv.
Mobilní telefon
Posledním povinným zařízením, které potřebujete, je mobilní telefon. Naštěstí doba faxů je dávno za námi a pevnou linku dokážeme při nízkých cenách paušálů oželet také.
Jiné vybavení je čistě volitelné podle specifických potřeb firmy. To už ale musíte vědět vy sami.
Organizovaní úloh při práci na dálku
Na organizování úkolů a veškeré práce nám slouží projektové nástroje. Jejich použití může oscilovat od jednoduché evidence úloh přes „odškrtávací“ až po komplexní evidování projektů, na kterých pracuje mnoho lidí ve stejnou dobu.
Který je nejlepší je definováno čistě velikostí týmu a individuálními potřebami firmy.
My v audiolibrix jsme za roky existence vyzkoušeli mnohé, ale nejvíce se nám osvědčilo pro běžnou práci Trello. Používáme ho dodnes na operativní plánování úloh, editorialy či roadmapy a Freedcamp pro komplexní týmové projekty.
Výhodou Trella je velmi srozumitelný a přehledný Kanban systém který připomíná posouvání post-it nálepek zleva doprava podle progresu na roli. Pochopení a přizpůsobení tohoto systému vám bude trvat nanejvýš pár dní.
V malých a středně velkých firmách patří mezi populární i nástroje jako Freelo, Monday, Asana, Wrike či Basecamp.
Každý z nich se vyznačuje jinými přednostmi a výběr je velmi individuální. Jelikož jsou to všechny známé a časem odzkoušené nástroje, zařazení kteréhokoliv produktu do procesu je otázka dní, nanejvýš týdnů.
U většiny z nich dostanete možnost zkoušky na 14-30 dní zdarma, nebo velmi zvýhodněné první měsíce. U Trella dostanete dokonce do velmi vysokých specifikací možnost jeho užívání zdarma. Navždy. Pokud nepotřebujete množství nabízených volitelných součástí, je to pro začínající remote firmu ta nejlepší volba.
Všechny zmiňované nástroje mají vypracované kvalitní onboarding videa, FAQ sekce a fóra. Pokud narazíte na nějaký problém, můžete si být jisti, že o něm již psalo a řešilo ho desítky či stovky jiných uživatelů po celém světě.
Pokud jste nikdy s podobnými systémy nepracovali tak je na místě opravdu zkusit několik, možná i přes paralelní testování ve stejnou dobu a se stejnými zadáními a vybrat si na základě osobní zkušenosti to nejvíc vyhovující řešení.
Pak stačí už jen kreditní karta či PayPal a váš tým může začít fungovat.
Kolaborace při práci z domu
Druhou důležitou složkou při organizování společné práce je vytvoření prostředí na kolaboraci.
Pokud ve firmě umíte vše ukládat na lokální server (dělá to vůbec ještě někdo?), při kolaboraci na dálku musí být data přístupná odevšad. A nejen přístupné, ale také přizpůsobené na kolaboraci.
Na rozdíl od kanceláře, kdy dokument na kterém jste pracovali můžete přinést na memory sticku a sedě na židli vedle sebe společně hledět do jednoho monitoru, při práci na dálku potřebujeme imitovat něco podobného bez zbytečné komplexity.
Data v cloudu
Mít data na jednom místě a dostupné všem, kteří s nimi potřebují pracovat, je základem úspěchu. Pokud požadujete od lidí produktivitu, musí být schopni fungovat podobně jakoby seděli vedle sebe v rohu kanceláře.
Na bezpečné uložení dat pro týmy bez ohledu na jejich velikost se nám nejvíce osvědčil Drive od Google. Je spolehlivý, rychlý, bezpečný a automaticky poskytuje sadu nástrojů Gsuite, které se staly standardem při kolaboraci i u nás. K těm se ale dostaneme později.
Kromě Disk Google existuje řada podobných služeb na trhu, které v mnohém kopírují svou funkcionalitu a zároveň každý z nich přináší něco unikátního.
Dropbox je například rychlejší v synchronizaci, ale daleko nákladnejší při větších objemech dat. Onedrive od Microsoft nabízí alternatívu týmům, ktoré před Google nástroji uprednostňují ty od Microsoft. Office365 je totiž integrální součástí jejich řešení.
Mezi další podobné systémy patří ještě Amazon Cloud, pCloud či Box.com.
Výběr nejvhodnějšího řešení je dán tím, co je pro vás podstatné. U někoho převýší v prioritách jednoduchost práce, u jiného rychlost, objemy dat, cena či dostupné služby.
Nástroje na kolaboraci
Pokud již máte všechna data dostupná v cloudu, potřebujete mít k dispozici nástroje, které dokáží replikovat lokální chování. Samozřejmě je možné posílání souborů a dokumentů e-maily, ale takový systém z pohledu kolaborace působí kostrbatě, zdlouhavě a hlavně neprakticky.
Na pravou kolaboraci, podobně jako umístění dat, potřebujete cloudové nástroje. Mezi ty nejznámější, které, jak jsem zmiňoval, používáme i my, patří nástroje z balíku GSuite. Je v nich klasický textový editor, tabulkový procesor, nástroj na prezentace, kreslení, datové modelování a další. Navíc GSuite nabízí vše spojené s Gmailem, který je jeho základem. Od mailového klienta, serveru, správy domén či vlastních mailových skupin.
Při tvoření a editování jakéhokoliv dokumentu v balíku GSuite není třeba jeho přenos mezi uživateli, ale jen vzájemné sdílení přístupu. Tak na jednom listu, finančním plánu či firemní prezentaci může pracovat několik lidí. Postupně, nebo najednou bez jakýchkoliv prodlev.
Podobné nástroje nabízí již zmíněný Office365 (Word, Excel, Powerpoint a další) jakož i Dropbox se svým jednodušším systémem Dropbox Paper.
Potřeba je definována, jako při všem , ndividuálně, ale kterýkoli z těchto produktů dokáže pokrýt potřeby týmů od pár osob až po týmy se stovkami či tisíci lidí.
Interní dokumentace, wiki či procesy
Přestože kolaborační nástroje uvedené výše jsou vynikající k mnoha scénářům, nepokrývají automaticky všechny.
Jejich největší nevýhodou je komplikované strukturování dokumentů do klasických složek, zda jejich nepružnost ve formátování.
Tento problém se stane více viditelný, pokud potřebujete někde evidovat opakující se procesy, návody, interní wiki stránky a podobně. Neflexibilní struktura udělá z klasických složek dříve či později bludiště.
Pokud chcete dosáhnout větší přehlednosti, strukturovanosti a flexibility, je třeba sáhnout po produktech jako Notion, Evernote nebo Zoho Notebook.
Tyto systémy umožňují dosáhnout doslova jakoukoliv strukturu poznámek, dokumentů, procesů či návodů s výkonným vyhledávacím systémem.
My jsme po letech používání Evernote přešli na Notion a Airtable pro tabulkově orientované informace a s oběma jsme velmi spokojeni.
Komunikace při práci na dálku
Třetí složkou fungování týmu při práci na dálku je jednoduchá komunikace. Na běžné potřeby samozřejmě stačí telefon, ovšem to je jen základ.
V kanceláři mnoho komunikace proběhne při osobním setkání u stolu, v zasedačce nebo v kuchyňce při kávě. Jelikož nic z tohoto při práci na dálku není možné, musíte mít k dispozici jiné formy.
Mnoho komunikace nepotřebuje okamžitou odpověď a její dožadování je ve většině případů jen zlozvyk daný osobní přítomností. Nejtěžším momentem při práci na dálku proto není technické zabezpečení, definování nástrojů na kolaboraci, ale způsob komunikace.
Asynchronní komunikace
Mezi nejznámější asynchronní formy komunikace patří všem dobře známý e-mail. Jeho asynchrónnost je definována způsobem, jak rozhovor probíhá.
Napíšete někomu e-mail. Příjemce ho najde někdy hned, někdy později. Odepíše, když bude moci či chtít. Celý proces se odehrává v různých časech a tudíž asynchronně.
Pokud jste zvyklí na posílání e-mailů, při práci na dálku velmi rychle narazíte na neukočírovatelné objemy. Aby produktivita neklesala z ustavičného odpovídání na špatně přehledné emailové nitě, je lepší sáhnout po komunikačním klientovi. Chatu.
My jsme si před lety vybrali Slack a nikdy jsme nelitovali. Na rozdíl od e-mailu, chat umožňuje kromě klasické ICQ komunikácie mezi dvěma účastníky, vytváření společných kanálů, kde na základě oddělení, témat či problémů dokáže komunikovat více lidí na jednom místě. Bez zatěžování ostatních.
Komunikace může být doplňována různými multimediálními soubory či odkazy. Proti e-mailu je daleko přehlednější a rychlejší prohledávání.
Kromě Slacku je na trhu mnoho jiných podobných nástrojů. Z těch nejznámějších doporučuji k vyzkoušení stále volně dostupný Telegram či Zoho Cliq z jinak komplexního balíku Zoho One.
Mnohé projektové nástroje zmíněné na začátku, poskytují vlastní integrované chaty a tak výběr je opravdu definován individuálními potřebami, velikostí týmu a financemi.
Implementace a přechod z e-mailu na chat je záležitostí nanejvýš pár dní.
Synchronní komunikace
I přesto, že většina komunikace při práci na dálku může fungovat asynchronně, v závislosti na potřebách firmy je třeba zajistit i nástroje na synchronní, jinak řečeno komunikaci v reálném čase.
Při komunikaci mezi dvěma lidmi je stále nejjednodušší telefon. Pokud není nutné, aby si účastníci cokoli prezentovali, mobilní signál a jakýkoliv telefon je postačující.
Na diskusi mezi více účastníky nebo dvěma i s potřebou vizuální prezentace slouží tzv. video konferenční systémy.
Na rozdíl od klasických konferenčních systémů, které byly výbavou každé místnosti v časech ne tak dávných, jsou moderní video konferenční systémy založené na kvalitním přenosu obrazu a zvuku přes internet. Není třeba zakupovat žádné pevné linky, ústředny či drahé zasedačkové terminály.
Každý z uživatelů má nainstalovaný program na svém počítači. Připojením se v dohodnutém čase se všichni účastníci nejen vidí navzájem, ale zároveň mohou sdílet obrazovku s dokumenty, prezentacemi, tabulkami, ukazovat videa či přehrávat zvukové nahrávky pro všechny.
My téměř od počátku existence používáme Zoom. Je to jednoduchý nástroj, který funguje rychle a kvalitně nejen na počítačích ale i mobilních zařízeních. Na rozdíl od komerčně známejších řešení jakými jsou GoToMeeting, Skype či Google Hangouts je práce se Zoomem jednoduchá i pro úplné začátečníky. Jeho instalace a funkčnost je záležitostí minut a jeho cena nesrovnatelně nižší.
Video konference při práci na dálku dávají alespoň částečnou náhradu osobního setkání a na rozdíl od telefonického kontaktu se účastníkům dostává i zpětná vazba z mimiky a gestikulace ostatních účastníků.
Měřící nástroje a vyhodnocování práce z domu
Při práci z domu, měření (trackování) a vyhodnocování musí být povinnou součástí.
Měření práce není nutně pokusem o monitorování všeho co zaměstnanci dělají, ale oboustrannou evidencí toho, co bylo uděláno.
Jak řekl Peter Drucker, jen to co je měřeno je menežovatelné.
Měření práce dává prostor k tomu, aby práce byla vyhodnotitelná a následně, pokud je k tomu prostor, optimalizovaná.
Jak víme, zda potřebujeme nového člověka či lepší nástroj do týmu? Jen tak, že vyhodnotíme předešlé výsledky, zkusíme je analyzovat a jednáme na základě jejich výsledků.
My od začátku v audiolibrix používáme pro měření a reportování práce Toggl. Je to jednoduchý nástroj a defacto standard v této kategorii.
Jako se vším co zde zmiňujeme, existuje mnoho dalších osvědčených nástrojů. Mezi ty, co jsme zkoušeli a považujeme je za skvělé patří Clockify, Hubstaff či přímo ve Freedcampe integrovaný time tracker.
Z měsíčních výkazů vidíte, co je repetitivní a vyplatí se automatizovat, co je podceňováno a potřebuje podporu jiných, co nefunguje a musí být kompletně přeorganizovalo.
Primárním účelem měření času pracovníků není jejich kontrola. Na to žádný systém neexistuje. I pracovník sedící uprostřed open office, vedle svého manažera, dokáže projít dnem, aniž udělal něco užitečného. A zároveň zaznamená neuvěřitelné.
Když si budete vybírat systém na trackování práce, doporučuji vybírat nástroj, kde můžete centralizovaně definovat projekty, které chcete mít používané všemi. Tak se vyhnete zbytečným problémům, kdy každý pracovník používá vlastní terminologii a sjednocení výkazů je nakonec téměř nemožné.
Produktivita při práci na dálku
Ztráta produktivity je největším strachem každého majitele firmy u týmu pracujícím na dálku. Mnohé studie za poslední dekádu dokazují vždy znovu a opět, že jde o neopodstatněný strach. Přesto je mezi námi stále přítomen.
Produktivita není něco, co musí být definováno či měřeno jen u pracovníků sedících mimo kancelář. Pokud máte v týmu lidí, jež předem podezříváte, že nebudou fungovat produktivně z domu podle vašich představ, už teď víte, že tak nefungují ani ve vaší přítomnosti.
Žádný nástroj neudělá z neproduktivního zaměstnance produktivního.
Každý člověk dokáže najít tu nejlepší kombinaci podmínek na produktivní práci, má-li k tomu prostor.
Striktně definované prostředí, tradiční open offices, neustále vyrušování kolegů, nesnesitelné ticho či hluk, smrad či chlad. Společné prostředí nebere ohled na jednotlivce a tedy ani ne na jeho produktivitu.
Při pracími na dálku, kdy je podstatný výsledek a ne vydržení na jednom místě během pracovní doby, prostředí definované individuálně, poskytuje ultimátní prostor k dosažení vysoké produktivity.
Pokud k ní přidáte svým lidem i jen mírnou flexibilitu v tom kdy musí začínat, končit, chodit na obědy a podobně, produktivita poroste jakoby zázrakem.
Pokud hledáte nástroje, které pomohou s produktivitou lidem, kteří samostatně pracovat neumí, doporučuji vyzkoušet techniku Pomodoro či GTD.
Ačkoliv většina technik a nástrojů je spíše zaměřená na efektivitu, v jistém ohledu dokážou pomoci lidem i s produktivitou.
Bezpečnost při práci na dálku
Pokud patříte mezi odpůrce práce na dálku z obavy o bezpečnost vašich dat a informací, vaše obavy jsou zbytečné.
Ne proto, že by bezpečnost byla nepodstatná. Ale její dosažení je stejně komplikované v kancelář, jako při práci z domu.
Pokud důvěřujete jen vlastní síti a síťovým prvkem nad nimiž máte kontrolu, práce na dálku nemusí nic změnit.
Nástroje jako VPN (virtual private network) přes které se každý zaměstnanec musí připojit na firemní server, než udělá cokoliv dalšího, je stejně komplikované a bezpečné z kanceláře jako z jakéhokoliv jiného místa.
Pokud při výběru nástrojů dbáte na bezpečnost při každém kroku, tj vybíráte si jen ověřené a dobře podporované systémy, pravidelně se staráte o update jak vybavení tak software, strach opravdu není na místě.
Zaměstnanec doma si dokáže zkopírovat a odložit informace, které by neměl. Bohužel totéž dokáže udělat odhodlaný pracovník i uprostřed kanceláře.
Když Edward Snowden dokázal vynést informace z nejpřísněji střežených prostorů světa, pod drobnohledem NSA, rozhodně to nebude problém pro někoho odhodlaného z vaší firmy.
To neznamená, že bezpečnost není podstatná či dokonce neproveditelná.
Podstatné je uvědomění, co opravdu znamená nebezpečí a co je jen zbytečnou paranoí.
Mnohému lze předejít dobře vypracovanými procesy a pravidly, avšak to je příliš komplexní téma na tento krátký článek. Vrátíme se k němu někdy v budoucnosti.
Pokud pracujete jako mnoho jiných firem, podstatnými bezpečnostními riziky pro vás bude sdílení hesel, nechráněné připojení k firemním systémům a ztráta zařízení s citlivými daty.
Dobrá zpráva je, že všechny tyto problémy jsou snadno řešitelné i bez obrovského množství předchozích zkušeností.
Bezpečné uchovávání hesel
Pokud patříte k jedné z těch firem, která využívá mnoho internetových služeb a tedy hesel, některý z tzv. password manažerů vám rozhodně zjednoduší život.
Password manažer je nástroj, který pod ochranou jednoho komplexního hesla které si uživatel zvolí, uchovává všechny ostatní. Odpadává vám tak potřeba pamatovat si více hesel kromě toho jednoho. Kromě schopnosti uchovávat bezpečně všechny používané hesla, umožňuje jejich bezpečné sdílení mezi více uživateli.
Když používáte služby, ke kterým přes jeden účet přístupuje více lidí, sdílení hesla přes takovýto password manažer je nejlepší cesta. Heslo nikdy neopustí bezpečné prostředí šifrovaného manažera a v případě změny je nové heslo dostupné všem kterým má, bez nutnosti oznamování změny. Navíc kromě bezpečnosti přináší do práce mnoho pohodlí.
Na počítači, tabletu nebo na mobilu, dokáže password manažer vyplňovat hesla na webových stránkách, aniž byste je museli kopírovat či dokonce přepisovat ručně.
Pokud jste zvyklí na ukládání hesel do password manažerů webových prohlížečů, koncept samostatného password manažera je vám tedy dobře znám. I když jste to možná netušili.
Mezi nejlépe hodnocené z pohledu bezpečnosti a jednoduchosti patří systémy Dashlane, LastPass, 1Password, Passcamp nebo Keeper. Výběr je podmíněn velikostí týmu, podporovanými platformami a finančními preferencemi. Každý z nich je však prověřený obrovskou komunitou uživatelů a lety na scéně.
Bezpečné připojení k internetu
To nejdůležitější z pohledu bezpečnosti při pracovnících na dálku je bezpečné připojení k internetu. Je to i ta nejobávanější část všech zaměstnavatelů.
Pokud pracují zaměstnanci z domu, problém je vyřešen. Alespoň částečně. Pokud však pracují z kaváren, hotelů či náhodných wifi hotspotů, je nutné zajistit připojení maximálně jak to jde.
Tím nejpraktičtějším a nejnutnějším řešením je VPN (virtual private network). Jde o bezpečné připojení přes tzv. tunel. Počítač se přes klienta nainstalovaného na počítači připojí na bezpečný server a ten vede veškerou následnou internetovou komunikaci přes vytvořený bezpečný tunel.
Pokud vám to zní komplikovaně, je to vcelku jednoduché. O všechno se za vás postará zmíněný klient a jednoduché nastavení.
Při VPN připojení není možné komunikaci nijak odposlouchávat a tak i když se zaměstnanec připojí z nejfrekventovanější restaurace v cizím městě, bezpečnost připojení je zaručena. Základem je jeho okamžitá aktivace hned po prvním připojení na internet.
Při firmách s větším důrazem na bezpečnost či potřebou přístupu na lokální servery firmy, může být VPN server součástí interní infrastruktury. Pro ostatní stačí běžné komerční aplikace jako CyberGhost VPN, VPNunlimited, ExpressVPN alebo NordVPN.
Povinné šifrování zařízení
U každého zařízení, které je používáno ve firmě by bez ohledu na jeho použití mělo být nastaveno šifrování dat. Nezáleží přitom, zda počítač sedí uprostřed kanceláře, nebo leží na stole vzdálené Costa kavárny.
Šifrování disku zaručuje, že i když dojde k odcizení, data, informace a hesla uložená na disku jsou pro nového majiteľa nečitelné.
Každé moderní zařízení vyrobené v poslední pětiletce nabízí automatické, nebo lehce nastavitelné šifrování.
Po nastavení a vytvoření bezpečného hesla se zařízení o zbytek stará samo. Uživatel nepotřebuje nic více dělat. Hlavním předpokladem je zvolení bezpečného hesla, kterým se do zařízení uživatel přihlašuje. Heslo kromě přihlášení odemkne přístup k celému šifrovanému úložišti a pro uživatele se jeví zcela transparentně.
U mobilních zařízeních není možná volba hesla. Ty fungují na PIN kódech, passkódoch, otisků prstů či skenu obličeje. Čím bezpečnější zvolená ochrana zařízení, tím větší jistota, že i při ztrátě zařízení je to jen „pojistná událost na kus železa“ a ne potenciálně obrovský bezpečnostní problém.
Zde jen zdůrazňuji, že každý firemní telefon je de facto zařízení, které pracuje pro vás na dálku, i když jste to tak nikdy nebrali.
Pokud mají zaměstnanci přístup přes mobil do firemního e-mailu či jiného interního systému, je jedno jestli ho nosí pracovník který do kanceláře nechodí, nebo ten co odchází a přichází denně. Bezpečnostní pravidla musí platit pro všechny stejně.
Čtyři kroky ke spuštění práce na dálku
V prvním okamžiku se zdá spuštění práce na dálku příliš komplikované a komplexní. Je potřeba zajistit bezpečnost, naučit lidi pracovat s nástroji, zpřístupnit data, informace, hesla …
Vše je věcí postupných kroků.
Nesnažte se v jeden den vyřešit všechno. Ani my v Audiolibrix, navzdory rokům zkušeností s prací na dálku, nezkoušíme nové lidi naučit vše v jednom kroku. Děláme to postupně tzv. onboarding processem. A i my sami se stále snažíme zdokonalovat existující a nacházet lepší fungující řešení.
Krok č.1
V prvním kroku musí dostat zaměstnanec počítač a telefon, který si umí odnést domů, spustit a připojit se přes něj na internet.
Pokud počítač novému zaměstnanci dáváte tak či tak, není v tom rozdíl. Kryptování disku je nastaveno, VPN služba aktivní, dočasné heslo předáno, firemní e-mail aktivován.
Krok č.2
Po prvním připojení si zaměstnanec v mailu najde další instrukce. Pozvánky do systémů jako Trello, LastPass, Freedcamp či Slack, které jste předtím vybrali a aktivovali.
Pokud tyto služby zatím nemáte vybrány a rozbehané, můžete tak udělat průběžně. No zaměstnanec je již na internetu, je na telefonu a má funkční e-mail. Jeho virtuální kancelária je tedy plně připravena.
Krok č.3
Abyste mohli efektivně začít fungovat, základem je rozběhnutí komunikačních kanálů. Na asynchronní komunikaci máte zmíněný e-mail. Na tu synchronní si můžete nainstalovat například zmíněný Zoom.
Přes Zoom a sdílenou obrazovku můžete začít pracovat na společných věcech. Umíte si ukázat co potřebujete, vidíte se a bavíte, jako byste seděli v jedné kanceláři. Můžete se také společně dívat na jednotlivé prvky systému a učit se jeje obhospodařovat k vašim potřebám společně.
Nainstalováním Slacku či jiného chatu si zpřístupníte kanál na rychlou komunikaci bez nutnosti telefonovat či vést video konferenci. A jste propojení.
Krok č.4
Můžete komunikovat, můžete se připojit na internet. Nyní potřebují všichni přístup k datům. Pokud je to striktně interní úložiště, přes firemní VPN se může každý, kdo není v kanceláři, připojit na interní síť. Počítač se bude tvářit, jakoby ležel na stole v kanceláři.
Pokud umíte data přenést a sdílet v některém s cloudových řešení, celý postup bude o to jednodušší.
Nyní zbývá už jen vyladění přístupů ke všem používaným systémům a zavedení procesů, jak má firma v novém nastavení fungovat.
Pár slov na závěr
I ta nejneřešitelnější situace se dá vyřešit, pokud k ní přistoupíme v malých krocích. Smyslem postupného zavádění jednotlivých kroků není dosažení ideálního stavu na první pokus a hned. Vše potřebuje svůj čas. Postupně se věci začnou rýsovat v nových tvarech až to najednou nebudete už tak nepředstavitelné.
Vydejte se na cestu a hledejte odpovědi na otázky postupně. Tak jak to děláte při všem, co ve firmě musíte řešit. Ani tam jste nazačínali s vyřešenými otázkami každého kroku. Začali jste a postupně budovali chodník, po kterém jste kráčeli.
Zavedení práce na dálku je podobná výzva. Stačí udělat první krok a…
Sdílej článek
Nejnovější články
Audioknižní experiment: vybrali jsme nejlepší audioknihy z oblíbených žánrů
Velký audioknižní průzkum 2023
Umělá inteligence: Už jste se s ní setkali?