Strategie pro zavedení 4denního pracovního týdne u nás

Zavést 4denní pracovní týden vyžaduje několik promyšlených kroků a všechny z nich se musí průběžně vyhodnocovat a korigovat. Každá firma má jiné priority, jiné procesy a také výstupy. Co funguje a má nejvyšší prioritu u nás, nemusí mít žádnou prioritu nebo fungovat jinde.

Co považujeme za strategické při zavádění u nás?

1. Definování konkrétních cílů a stanovení priorit úloh

Jako každá (malá) firma bojujeme s tím, že toho, co bychom chtěli udělat, je daleko víc, než máme šanci stihnout. Je velmi jednoduché stále pracovat na něčem a v konečném důsledku stát na místě. Zavedením 4denního pracovního týdne se musíme daleko víc koncentrovat na pomoc s definováním konkrétních cílů a stanovení priority úloh jednotlivých členů týmu. Aby každý věděl, na čem opravdu záleží, a neměl pocit, že ztrátou jednoho dne nebude stíhat dělat všechno, co je třeba.

2. Důraz na automatizaci

Abychom se opravdu dokázali věnovat jen tomu podstatnému, dáváme důraz na automatizaci. U nás, jako v každé jiné firmě, je obrovské množství úloh a činností, které se dají automatizovat. Ne proto, aby se člověk, který je vykonává, stal nepotřebným, ale aby mohl pracovat na něčem, co dává daleko větší smysl. Jak pro něho samotného, tak pro firmu jako takovou.

3. Eliminace přerušení a vyrušení

K tomu, aby se člověk dokázal soustředit na to podstatné, aby dokázal být kreativní a tvořil přidanou hodnotu, potřebuje klid. Nebo jak to definoval Cal Newport ve své asi nejznámější (audio)knize, potřebuje prostor na hlubokou práci.

“Hluboká práce je profesionální aktivita vykonávaná ve stavu koncentrace a bez vyrušování, kdy se snažíme využít naše kognitivní schopnosti na maximum. Tato snaha vytváří přidanou hodnotu, zlepšuje naše schopnosti, zručnosti a je velmi těžko reprodukovatelná.”

– Cal Newport

Abychom dosáhli takového nepřerušovaného času, musí každý v týmu chápat, že jen proto, že máme prostředky komunikace na dosah ruky, nemusíme je vždy používat a už vůbec ne okamžitě, kdy nás napadne. Například místo oslovení jednoho konkrétního člověka oslovím naráz vícero lidí nebo dokonce všechny jen proto, že to je jednoduché a pohodlné.

Základem je replikování běžného lidského chování, které známe už od dětství – neskáčeme druhým lidem do řeči, počkáme, až druhý něco dokončí, a až pak ho přerušíme naším požadavkem, nesvoláváme celou rodinu okamžitě do kuchyně, když potřebujeme pomoc s přípravou večeře až za několik hodin. To nás přirozeně vede ke dvěma následujícím bodům strategie.

4. Minimalizace a optimalizace mítinků

Mítinky, ať už v osobní nebo video podobě, patří do pracovního života každé firmy. Přestože je většina z nás nemá v lásce, nedokáže bez nich dlouhodobě fungovat žádný tým. To ovšem neznamená, že musí být časté, rozvláčné nebo uskutečněné jen proto, že jsme se na nich kdysi dohodli. Rozumnou optimalizací prostřednictvím předem definované agendy či striktního dodržování času se dá jejich efektivita zvýšit (a s tímto sami ještě hodně bojujeme). A když nedokážeme dopředu připravit agendu mítinku, nemá se uskutečnit vůbec. Zároveň, jak uvádí Michael Hyatt ve své (audio)knize Zaměřte svou pozornost – je lepší mítinky shlukovat za sebou v předem definovaných dnech a časech, než je nechat přelézt do každého pracovního dne v různých časech.

5. Využívání asynchronní komunikace

Eliminace přerušení a vyrušení a minimalizace mítinků lze dosáhnout rozumným využíváním asynchronní komunikace. K tomu nejlépe slouží inteligentní projektové nástroje jako Asana, Basecamp či Clickup, který využíváme například my. Když něco není potřeba vyřešit hned a najednou (což je zřídka), úloha, zadání, dotaz nebo komunikace ke konkrétní úloze musí skončit v takovémto systému. Tam se k ní člověk, kterému je tato komunikace adresovaná, dostane v čase, kdy se nevěnuje hluboké práci a je připravený přemýšlet nad něčím jiným.

6. Průběžný feedback

Jakákoliv změna přináší množství otázek, nejasností, občas komplikací, anebo nedorozumění. Průběžný feedback od každého člena týmu je jediná šance, jak korigovat vývoj a nenechat věci zajít, kam nechceme. Zároveň na každého změna působí jinak, proto je individuální feedback daleko podstatnější než hromadná debata o tom, co se děje.