Zavádíme na zkoušku 4denní pracovní týden

Když jsme s Michalem zakládali před deseti lety Audiolibrix, rozhodli jsme se, že celá firma, celá naše budoucí posádka, bude vždy 100% remote. Každý z nás bude pracovat z místa, které mu nejvíc vyhovuje a nikoho nebudeme nutit chodit někam do kanceláře. Nikdy jsme toto rozhodnutí nezměnili a ani nelitovali.

V průběhu let jsme hledali další zlepšení jak udělat z naší firmy místo, kde bychom chtěli pracovat, kdybychom si sami hledali práci. Ať už jde o volnost v rozhodování, podporu samostatnosti, eliminování (mikro)manažmentu, převzetí odpovědnosti beze strachu v případě neúspěchu či možnost vyjádřit jakýkoliv názor bez negativního dopadu na “odvážlivce”.

Vždy nás zajímalo, jak se dají věci měnit k lepšímu. Nejen pro zákazníky, kteří se dívají na nablýskanou palubu lodi a je o ně postaráno, ale pro smotné členy posádky v podpalubí. Aby to nebylo jen pozlátko s prohnilou kostrou.

Před třemi lety, při čtení knihy Andrewa Barnese The 4 Day Week jsem se nadchnul pro zkrácený pracovní týden. Chtěl jsem vyzkoušet, jestli něco takového dokážeme uskutečnit i my a vrhnul jsem se na studium dalších knih zaobírajících se kreativitou, produktivitou, pozorností, motivací, vyvážením pracovního a soukromého života, optimalizací práce, stejně tak jako schopností akceptovat dané a měnit jen to, co člověk změnit může (seznam titulů, které mě nejvíc oslovily, uvádím na konci článku). Tehdy ve mně začala růst touha nejen využít, ale i sdílet tyto myšlenky dál. To postupně vedlo ke vzniku našeho Nakladatelství Audiolibrix.

Trvalo však téměř tři roky, než jsem nabyl přesvědčení, že je ten správný čas, a představil myšlenku 4denního pracovního týdne (#4dww) Michalovi a Petře.

Spolu jsme se zamysleli a rozhodli, že to stojí za vyzkoušení. Je přece docela možné, že industriální systém 5denního pracovního týdne se 40+ odpracovanými hodinami je opravdu dávno zastaralý a v dnešní informační době je ho třeba změnit.

A tak jsme se dohodli, že na zkoušku od 1. 7. do 2. 9. 2022 budeme v Audiolibrix fungovat v režimu 4denního pracovního týdne v systému 100-80-100 – 100 % mzdy za 80 % času se 100% produktivitou. Uvidíme, jestli se naše očekávání naplní.

Jak vznikla myšlenka 4denního pracovního týdne

Když v roce 1926 zaváděl Henry Ford systém 40hodinového, 5denního pracovního týdne ve svých továrnách, byl to obrovský posun od do té doby uznávaného 6denního pracovního týdne. Jeho rozhodnutí se střetlo s vlnou nevole nejen na straně jiných majitelů firem, ale také zaměstnanců, kteří potřebovali co nejvíce odpracovaných hodin, aby dosáhli na plat potřebný k uživení rodiny. Netrvalo však dlouho a další firmy se začaly přidávat, a tak po druhé světové válce téměř neexistovala firma, která by si tento systém neosvojiva.

Navzdory tomu, že je Henry Ford považovaný za průkopníka ve směru zkracování pracovního týdne, už v roce 1817 welšský majitel továrny a advokát za lidská práva Robert Owen přišel s myšlenkou, že člověk by měl pracovat 8 hodin denně, 8 hodin mít na rekreaci a 8 hodin na oddych. V tom čase se běžná pracovní doba pohybovala od 12 do 14 hodin denně, 6 dní v týdnu. Trvalo víc jak století, než byly jeho myšlenky pochopeny a v Americe v roce 1940 v jako prvním státě také zákonem schváleny. Zbytek vyspělého světa následoval tento příklad v poválečném období.

O téměř 100 let později jsme znovu na rozcestí, kdy zvažujeme, jestli je tento v industriálním období uměle vytvořený pracovní režim skutečně stále aktuální i v období informačním. Z průzkumů a studií, které se uskutečnily v poslední dekádě, vyplývá, že systém už funkční není.

Průzkumy navíc ukazují, že pracovníci v kanceláři vykonávají průměrně jen 3-4 hodiny produktivní práce za den. Zbytek věnují sociálním sítím, čtení zpráv, přípravě jídla a nápojů, povídání si s kolegy nebo nějaké formě prokrastinace jen proto, aby naplnili časový fond určený zaměstnavatelem.

Strategie pro zavedení 4denního pracovního týdne u nás

Zavést 4denní pracovní týden vyžaduje několik promyšlených kroků a všechny z nich se musí průběžně vyhodnocovat a korigovat. Každá firma má jiné priority, jiné procesy a také výstupy. Co funguje a má nejvyšší prioritu u nás, nemusí mít žádnou prioritu nebo fungovat jinde.

Co považujeme za strategické při zavádění u nás?

  1. Definování konkrétních cílů a stanovení priorit úloh

Jako každá (malá) firma bojujeme s tím, že toho, co bychom chtěli udělat, je daleko víc, než máme šanci stihnout. Je velmi jednoduché stále pracovat na něčem a v konečném důsledku stát na místě. Zavedením 4denního pracovního týdne se musíme daleko víc koncentrovat na pomoc s definováním konkrétních cílů a stanovení priority úloh jednotlivých členů týmu. Aby každý věděl, na čem opravdu záleží, a neměl pocit, že ztrátou jednoho dne nebude stíhat dělat všechno, co je třeba.

  1. Důraz na automatizaci

Abychom se opravdu dokázali věnovat jen tomu podstatnému, dáváme důraz na automatizaci. U nás, jako v každé jiné firmě, je obrovské množství úloh a činností, které se dají automatizovat. Ne proto, aby se člověk, který je vykonává, stal nepotřebným, ale aby mohl pracovat na něčem, co dává daleko větší smysl. Jak pro něho samotného, tak pro firmu jako takovou.

  1. Eliminace přerušení a vyrušení

K tomu, aby se člověk dokázal soustředit na to podstatné, aby dokázal být kreativní a tvořil přidanou hodnotu, potřebuje klid. Nebo jak to definoval Cal Newport ve své asi nejznámější (audio)knize, potřebuje prostor na hlubokou práci.

“Hluboká práce je profesionální aktivita vykonávaná ve stavu koncentrace a bez vyrušování, kdy se snažíme využít naše kognitivní schopnosti na maximum. Tato snaha vytváří přidanou hodnotu, zlepšuje naše schopnosti, zručnosti a je velmi těžko reprodukovatelná.”

– Cal Newport

Abychom dosáhli takového nepřerušovaného času, musí každý v týmu chápat, že jen proto, že máme prostředky komunikace na dosah ruky, nemusíme je vždy používat a už vůbec ne okamžitě, kdy nás napadne. Například místo oslovení jednoho konkrétního člověka oslovím naráz vícero lidí nebo dokonce všechny jen proto, že to je jednoduché a pohodlné.

Základem je replikování běžného lidského chování, které známe už od dětství – neskáčeme druhým lidem do řeči, počkáme, až druhý něco dokončí, a až pak ho přerušíme naším požadavkem, nesvoláváme celou rodinu okamžitě do kuchyně, když potřebujeme pomoc s přípravou večeře až za několik hodin. To nás přirozeně vede ke dvěma následujícím bodům strategie.

  1. Minimalizace a optimalizace mítinků

Mítinky, ať už v osobní nebo video podobě, patří do pracovního života každé firmy. Přestože je většina z nás nemá v lásce, nedokáže bez nich dlouhodobě fungovat žádný tým. To ovšem neznamená, že musí být časté, rozvláčné nebo uskutečněné jen proto, že jsme se na nich kdysi dohodli. Rozumnou optimalizací prostřednictvím předem definované agendy či striktního dodržování času se dá jejich efektivita zvýšit (a s tímto sami ještě hodně bojujeme). A když nedokážeme dopředu připravit agendu mítinku, nemá se uskutečnit vůbec. Zároveň, jak uvádí Michael Hyatt ve své (audio)knize Zaměřte svou pozornost – je lepší mítinky shlukovat za sebou v předem definovaných dnech a časech, než je nechat přelézt do každého pracovního dne v různých časech.

  1. Využívání asynchronní komunikace

Eliminace přerušení a vyrušení a minimalizace mítinků lze dosáhnout rozumným využíváním asynchronní komunikace. K tomu nejlépe slouží inteligentní projektové nástroje jako Asana, Basecamp či Clickup, který využíváme například my. Když něco není potřeba vyřešit hned a najednou (což je zřídka), úloha, zadání, dotaz nebo komunikace ke konkrétní úloze musí skončit v takovémto systému. Tam se k ní člověk, kterému je tato komunikace adresovaná, dostane v čase, kdy se nevěnuje hluboké práci a je připravený přemýšlet nad něčím jiným.

  1. Průběžný feedback

Jakákoliv změna přináší množství otázek, nejasností, občas komplikací, anebo nedorozumění. Průběžný feedback od každého člena týmu je jediná šance, jak korigovat vývoj a nenechat věci zajít, kam nechceme. Zároveň na každého změna působí jinak, proto je individuální feedback daleko podstatnější než hromadná debata o tom, co se děje.

Úskalí 4denního pracovního týdne

Protože jsme firma, která poskytuje služby zákazníkům, samozřejmě chápeme potřebu být tu pro ně, když to potřebují. Každý systém má svoje výjimky a každá firma musí najít systém, který funguje pro jejich provoz.

V našem případě zůstává zákaznická podpora dostupná jako před tím, tj. v rotaci zabezpečíme, aby se i v den, kdy zbytek firmy nepracuje, někdo z nás staral o zákazníky.

Na začátku jsme se rozhodli pro rotaci lidí ve stejný den a to v pátek. Do budoucna možná vyzkoušíme jinde fungující model rozdělení týmu na tzv. páteční skupinu pracující od pondělí do čtvrtka a pondělní skupinu pracující od úterý do pátku.

Co očekáváme od 4denního pracovního týdne

Rozhodnutí vyzkoušet 4denní pracovní týden je jen nadstavbou naší důvěry v lidi a tým, který jsme za roky vybudovali. Věříme, že postupným laděním a pomocí feedbacku dokážeme vybudovat model, který bude přinášet lepší výsledky, nežli ten standardní a z mého pohledu zastaralý.

Čtyřdenní pracovní týden ovšem není a nikdy nebude automatickým benefitem pro každého, i kdybychom se ho rozhodli využívat dále, nebo jen opakovaně v některých časech. Je to něco, co považujeme za privilegium každého z nás.

Pokud někdo z týmu nebude schopný plnit svoje úkoly ve zkráceném režimu, bude se muset buď občas nebo natrvalo tohoto privilegia vzdát. Stejně tak, pokud někomu takový systém nevyhovuje, nechceme nikoho nutit. Privilegium není povinnost.

Tečka na závěr

Hlavní motivací k vyzkoušení a možná trvalému přechodu na 4denní pracovní týden je moje přesvědčení a osobní zkušenost, že jen vyvážené střídání práce a oddychu přináší nové a kreativní myšlenky. Nikdo nic nevymyslí ve stálém shonu a plném pracovním nasazení. Jen čas, kdy dovolíme mozku úplně vypnout je čas, kdy dáváme prostor novým myšlenkám a kreativním idejím vyplout na povrch. Děje se tak podvědomě, tj. i v době, kdy vůbec nemyslíme na práci. Jako firma, která si zakládá na své technologické zdatnosti a kreativitu, chápeme, že toto je cesta, kterou musíme vyzkoušet.

V době, kdy jsem se rozhodl přesvědčit Michala a Petru, abychom tento režim vyzkoušeli, se ve Velké Británii organizoval a minulý měsíc také spustil 4 Day Week projekt. Více než 70 firem s téměř 3500 zaměstnanci se od začátku června do konce prosince zapojují do programu, který budou výzkumníci z Oxfordské a Cambridgeské univerzity monitorovat, usměrňovat a vyhodnocovat. Do tohoto pokusu se zapojí i pár firem z dalších oblastí světa. Kdybych o tom věděl včas, mohli jsme být i my součástí. Takto to zkusíme alespoň neformálně a individuálně.

Pokud máte s podobným systémem zkušenosti, už delší dobu v takovém režimu fungujete, chtěli byste něco podobného uskutečnit, nebo vás jen zajímá víc, napište nám.

Budeme rádi, když se o vás či od vás dozvíme víc. No a jak to celé dopadlo u nás, se určitě dozvíte na konci našeho experimentu. Držte nám palce!

Seznam titulů, které doporučuji k inspiraci na změnu ve vaší firmě

Sdílej článek

Napsat komentář

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.

Nejnovější články

Osobní rozvoj

5 překvapivých způsobů, jak nepřestat růst

Tohle není motivační článek o pěti krocích, díky kterým se stanete úspěšnými. Pokud jsem vás právě neztratila, věřím, že se spolu vydáme na cestu přemýšlení nad tím, jak žijeme a jak využíváme příležitosti, které přirozeně máme.

Pokračuj >
Audioknihy

Proč jsou detektivky a thrillery tak populárním žánrem

Nejsme vlastně divní, když svůj volný čas věnujeme příběhům plným vražd, krve, násilí a úzkostné atmosféře? Není to nezdravé? Nebo nám to dokonce v něčem pomáhá?
Rozhodla jsem se pustit do detektivní práce a prozkoumat tyto otázky.

Pokračuj >
Kreativita Osobní rozvoj

Kreativita: kde se bere a mohu být také kreativní?

Proč někdo chrlí jeden super nápad za druhým? Proč někdo píše fakt sexy texty? Možná jste si kvůli tomu i někdy posteskli, jaká je škoda, že také nejste takhle kreativní. Jak by vám více tvořivosti mohlo změnit osobní nebo pracovní život! Ale… co když má každý úplně stejný potenciál být kreativní?

Pokračuj >