Jak se připravit na práci z domu a zvládat ji dlouhodobě

Začít psát článek s tímto názvem je v dnešní době minimálně provokující. Koronavirus, alias Covid-19 udělal z většiny světové populace, aniž by si to vůbec kdokoliv přál, pracovníky z domu.

Většina z těchto lidí, mezi které můžete patřit i vy, byla postavena před situaci, s níž neměla dosud žádnou zkušenost. Transformace však nenastala postupně, ale doslova ze dne na den.

Pokud patříte mezi ty šťastné, kteří z domu pracovat mohou a jen bojujete s tím, jak to dělat nejlépe, jste na správném místě.

Pokud mezi ty šťastné nepatříte a chtěli byste, pro vás bude asi lepší začít článkem Kde hledat a jak najít práci na dálku. V každém případě doporučuji i vám přečíst článek až do konce, abyste věděli, zda to, co hledáte, je opravdu to, co najít chcete.

Zdá se vám, že slovo šťastných výše používám v ironickém tónu? Není tomu tak. I když se vám situace, ve které jste se ocitli, může zdát jakkoli surreální či dokonce nepříznivá, máte práci. Tisíce a tisíce lidí, co sedí doma bez šance dělat cokoliv, by s vámi měnilo okamžitě. Je tedy čas akceptovat změnu a vytěžit z ní všechno pozitivní.

Příprava prostředí

Prvním a často největším problémem každého začínajícího pracovníka z domu je vymezení prostředí na práci. Najít si místo, kde se usadíte a budete tam umět fungovat, je náročné, i když máte svůj byt celý pro sebe. Pokud v něm máte navíc partnera a děti, je to výzva hodná zamyšlení.

Místo, kde budete sedět a pracovat musí být definováno jako pracovní. Abyste si k němu od počátku budovali psychologickou vazbu jako k místu výkonu práce.

Pokud si za pracovní místo zvolíte prostor, kde běžně trávíte svůj volný čas, po krátké době se začne jedno slévat s tím druhým. Lidé kolem vás a postupně ani vy sami nebudete vědět, kdy pracujete a kdy už ne.

Nejlepší je samozřejmě zřízení vlastní pracovny nebo rohu v místnosti s pracovním stolem. Pokud takovými možnostmi nedisponujete, vymezte si místo, které vy sami i všichni kolem vás budou s prací spojovat. U mě to dlouhá léta byla jedna strana kuchyňského stolu. Když jsem seděl tam, byl jsem v práci. Na stejném místě jsem nikdy nejedl, nečetl, ani neseděl, když jsme měli návštěvu.

V mnoha případech však nemáte na výběr a skončíte sedět buď v obývacím pokoji, kuchyni na svém obvyklém místě nebo v ložnici. Pokud se tak stane, zkuste vymyslet, co odliší pracovní nasazení a soukromou existenci jak pro vás samotné, tak pro zbytek rodiny.

V kuchyni to může být pracovní židle, v obýváku křeslo s deskou na stehnech, v ložnici malý stolek a židle před čelem postele. Někdy jen změna osvětlení nebo dočasná změna rozložení nábytku přinese požadovaný výsledek.

Podstatné pro vás a okolí je signál, že navzdory přítomnosti v soukromých prostorách jste v tom momentě někde úplně jinde.

Pokud se přes veškerou snahu a prozkoumání dostupných možností nemůžete odstřihnout od sdílených prostor, posledním východiskem jsou sluchátka. Nejlépe ty s eliminací hluku (noise cancelling headphones), ale poslouží i zcela obyčejné. Samozřejmě nezpůsobí úplnou zvukovou izolaci, ale odstřihnou vás od přímého kontaktu s lidmi kolem a dají jim signál, že i když jste v jejich přítomnosti, jste někde úplně jinde.

Limitace rozptýlení

Při přípravě prostředí na práci je důležité brát v úvahu možné rozptýlení. Někdy vyhovující místo po stránce pohodlí či prostoru je zcela nevhodné po stránce stálých podnětů z okolí.

Pokud je kuchyňský stůl to nejprostornější místo, ale partner či děti tráví většinu času na stejném místě, je třeba hledat dál. Pro ty, co bydlí sami a nemají problém se sdílením prostor, rozhodují jiné faktory. Lidé závislí na televizi by rozhodně neměli pracovat z obývacího pokoje, lidé se stálou chutí něco jíst zase v kuchyni s ledničkou na dosah.

Čím více eliminujete možné rozptýlení na začátku, tím snadněji se budete umět soustředit na ostatní, podstatnější věci. Časem se tato rozptýlení stanou stejně ignorovatelné jako automat s kávou zdarma v kanceláři, nebo stále běžící zprávy v kuchyňce. Na začátku však nenechávejte nic, co o sobě tušíte či víte, náhodě.

Budování zvyků

Odjezd do práce ve stanovený čas a vybraným způsobem je zvyk. I když se tomu mnozí bráníte a nepřipouštíte si to, většina dní a aktivit se točí kolem zvyků a rutin.

Práce z domu není jiná. Než se nový pracovní styl stane přirozeným, budete si muset vytvořit návyky, které vám v tom pomohou.

Jak jsem psal výše, vytvoření pracovního prostředí je prvním krokem. Víte, kam půjdete a jak budete pracovat. Nyní zbývá vyřešit, kdy a jak to budete dělat.

Práce z domu láká ke zvolnění stylu. Přirozeně. Jste přece doma. Abyste však od začátku uměli oddělovat práci a soukromí, doporučuji následující návyky:

  • definujte si pracovní dobu – pokud nemáte pracovní dobu určenou zaměstnavatelem či samotnou prací, definujte si, kdy budete pracovat a kdy už ne. Flexibilita je samozřejmě možná, ale základní stanovení pravidel vám pomůže s oddělováním práce a soukromí.
  • zvolte si styl oblékání – pro mnohé z vás bude oblékání prvním osvobozením. Žádné úzké kostýmy, nepohodlné boty či obleky. Na druhé straně, i když nastane taková volnost, je dobré si zvolit pracovní oblečení. To nejen pomůže s oddělením soukromí a práce, ale přinutí vás k dodržování návyku “chození do práce”. Mentální oddělení těchto dvou částí života dostupnými signály pro náš mozek je z dlouhodobého hlediska extrémně prospěšné.
  • připravujte si denní plán – aniž byste si to vůbec uvědomovali, práci v kanceláři definuje pracovní plán. Prostředí, kolegové, interakce se zákazníky… Vše vám pomáhá v tom, abyste věděli, co a kdy dělat. Při práci z domu, kdy přicházíme o všechny podpůrné prvky z prostředí, je důležité předem si definovat, co chcete v daný den udělat. A často i kdy.
  • transformujte návyky z práce do domácího prostředí – na začátku práce z domu si nejvíce uvědomujeme, co všechno se změnilo. Ranní standup se najednou nekoná uprostřed office, na polední přestávku nejdete s kolegy a ani kávu v kuchyňce s kolegyní si dopřát nemůžete. Než se vám začne zdát, že přicházíte o hodně, zkuste transformovat stávající do nového. Standup můžete dělat s kolegy přes video konferenci, na oběd místo s kolegy půjdete s partnerem a dětmi a místo kávy s kolegyní si jen na chvíli zavoláte nebo pošlete pár zpráv na chatu. Důležité je hledání alternativ, ne smutnění nad ztraceným.
  • netransformujte návyky z práce do domácího prostředí – ne, nespletl jsem se. Nyní je čas na posouzení návyků a jejich nezbytnosti. Pokud dříve byly součástí nevědomého rituálu i navzdory tomu, že jsme nevěděli, proč je děláme, nyní je čas na revizi. Je opravdu denní standup nezbytný? Nestačí jen jednou dvakrát týdně? Opravdu je třeba natáhnout oběd na povolené maximum, nebo raději skončit s prací dříve? Potřebujete tolik mluvit s kolegy o plánech na víkend, když vás nikdo nenutí někde sedět určité množství hodin? Je nutné svolávat celotýmové porady každý týden, nebo dělat více selektivní video chaty? Co nedávalo smysl v kanceláři je třeba při práci z domu definitivně odstranit z cesty.
  • zapisujte si, co děláte – zapisování si toho, co děláte (ať už manuálně, nebo přes trackovací systém), vám pomůže s udržováním přehledu, na čem trávíte kolik času, zda vše, co děláte, dává smysl, a zda něco z toho není kandidát na optimalizaci. Na rozdíl od kanceláře to pomáhá nejen s evidencí, ale i s psychickou pohodou a s vědomím toho, že dosahujete cílené efektivity a produktivity. Ale k tomu se ještě vrátíme později.

Změna způsobu komunikace

Zvyk, který se stává největším kamenem úrazu a je třeba věnovat mu samostatný prostor, je způsob, jak komunikujete s lidmi.

Nejvíce budou trpět ti, kteří milují osobní kontakt s ostatními. Neznamená to, že neexistuje alternativa, ale třeba předem počítat s radikální změnou.

  • definujte si komunikační kanály – není nic horšího, než když každá komunikace předchází hledání, co a jak použít. Z původně malé frustrace se stane velmi rychle paralizující problém. Pokud vám nedefinuje firma, který systém používat, vyberte si předem sami, co budete chtít používat vy a abyste byli kompatibilní, i ostatní. Zvolte si systém na asynchronní (email, chat) i synchronní komunikaci (telefon, videokonference) tak, aby při slově “zavoláme si” či “napiš mi to” každý věděl, co to znamená. Předem definované kanály vám pomohou s jednodušším přechodem. Nebude to opakované trápení, ale jen změna, kterou je třeba přijmout.
  • definujte si transformační tabulku – pokud jste byli zvyklí na některé formy komunikace při specifických událostech, předem si definujte náhradu. Jak jsem psal výše, standup z kanceláře se může přesunout na videokonferenci, ranní probírání posledního víkendu na chat. Denní update od osobního asistenta se při novém pracovním uspořádání může odehrávat po telefonu. Transformační tabulka odstraní hned na začátku nutnost přemýšlet znovu a znovu, jak to udělat nejlépe. Stačí ji jen dohodnout a po krátké době bude stejně zažitá jako cokoli, co fungovalo předtím.
  • najděte si pro sebe nejvhodnější řešení – nebojte se zkoušet různé možnosti, nástroje a systémy. Navzdory mému doporučení na Zoom, pro váš tým o 5 lidech může lépe fungovat možná Whatsapp. Nebo Skype. Každý tým je jiný.

Dohled nad časem

Jak jsem zmiňoval výše, zapisování činnosti a času je při práci bez kontroly velmi důležité a prospěšné. I když se to tak na začátku nemusí jevit.

Čas při práci z domu dostává zcela novou perspektivu. Přestože získáte čas, který jste předtím ztráceli cestováním, bez dohledu na to se však začne přelévat pracovní čas do soukromého. A často i naopak. Pokud v kanceláři byli kolegové přirozeným systémem pro sledování času a pracovní doby, doma to musíte dělat vědomě a sami.

Zmíněné zapisování činnosti či trackování času je dobrým způsobem, jak neustále udžovať kontakt s tím, co děláte.

Pro některé může fungovat nastavení budíku na konec pracovní doby pro jiného přirozený rytmus rodiny. Podstatné je předem vědět, co bude pracovní čas a co už soukromý.

Práce v kanceláři je i přesto, že mnohé firmy tlačí zaměstnance do extrémních přesčasů, stále přirozeným kontrolním systémem. Nikdo se necítí v kanceláři doma. Alespoň doufám, že ne. Bez jakéhokoli sledování cítíte vnitřní potřebu prostory opustit a jít domů. Stejný pocit doma nenastává. Pokud nebudete mít předem stanovené kontrolní mechanismy, práce z domova se pro vás po krátkém čase stane nesnesitelná.

Tečka na závěr

Přestože práce z domova nemusí být pro každého, dává nám obrovské možnosti. Korona virus časem pomine a mnozí se s radostí vrátí do kanceláře. Přesto evaluace toho, co děláme, či přehodnocování našich zvyků a potřeb může pozitivně ovlivnit i ty největší odpůrce. Pokud v běžném životě není nikdy čas na zastavení se a zvážení možností, v tomto neběžném životě je to přímo naší povinností. Podobná šance se nemusí už nikdy opakovat. Někdy opravdu je i to špatné pro něco dobré. Zkusme z toho tedy vytěžit maximum.